MPC-ADM-CC-005 – REPORTE SEMANAL DE CARTERA VENCIDA EN SION
1.0 OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la generación, análisis y difusión del reporte semanal de cartera vencida mediante el sistema SION, con el fin de mantener el control del flujo de efectivo, prevenir riesgos de morosidad y garantizar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 El reporte de cartera vencida se generará cada viernes hábil mediante el módulo financiero de SION.
2.2 Toda cuenta con vencimiento superior a 30 días se clasificará automáticamente como “vencida”. - 2.3 Los responsables de zona deberán justificar cada caso con atraso mayor a 45 días.
2.4 Cualquier cuenta con vencimiento superior a 60 días deberá ser reportada directamente al Director Administrativo.
2.5 Las acciones de seguimiento deberán registrarse en SION y documentarse en We-Keep.
2.6 El reporte consolidado servirá como base para la reunión semanal de cobranza y tesorería.
3.0 ALCANCE
Aplica a todos los clientes con crédito vigente que mantengan cuentas por cobrar activas en SION, tanto nacionales como internacionales.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Crédito y Cobranza | Generar el reporte, clasificar saldos y actualizar estatus de morosidad. |
| Tesorería | Confirmar pagos recibidos y aplicar en el sistema. |
| Contabilidad | Validar la conciliación contable del saldo vencido. |
| Director Administrativo | Revisar, aprobar y comunicar el reporte consolidado al Consejo. |
| Ejecutivos de Ventas | Informar causas de atraso o gestionar promesas de pago con los clientes. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Generación del reporte
- Cada viernes, Crédito y Cobranza ingresa al módulo de Cuentas por Cobrar en SION y genera el reporte “Cartera Vencida”.
- El sistema clasifica automáticamente por rango de días: 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días.
5.2 Validación de información
- Tesorería revisa que los pagos recientes estén correctamente aplicados.
- Contabilidad valida que los saldos coincidan con la contabilidad general.
5.3 Clasificación de clientes
- Los clientes se agrupan según su comportamiento de pago:
- Activo (sin atrasos)
- Riesgo medio (31–60 días)
- Moroso (>60 días)
- Se generan alertas automáticas para los casos críticos.
5.4 Comunicación del reporte
- El reporte se exporta en formato PDF y Excel y se carga a We-Keep.
- Se envía copia a Tesorería, Contabilidad, Dirección Administrativa y Ventas.
5.5 Reunión de análisis semanal
- El lunes siguiente, el equipo revisa los casos críticos y define acciones de cobranza.
- Los compromisos se registran en SION dentro del apartado de “Seguimiento de Cobranza”.
5.6 Cierre y archivo
- El reporte firmado digitalmente por el Director Administrativo se archiva en We-Keep, junto con los acuerdos de seguimiento.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Reporte semanal de cartera vencida | SION / PDF / We-Keep | Crédito y Cobranza | 2 años |
| Validación de Tesorería y Contabilidad | SION | Tesorería / Contabilidad | 2 años |
| Lista de compromisos y promesas de pago | SION | Crédito y Cobranza | 1 años |
| Reporte firmado por Dirección | We-Keep | Director Administrativo | 2 años |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Cartera vencida total | (Monto vencido / Total cartera) × 100 | ≤ 5% |
| Clientes con mora >60 días | (Clientes >60 días / Total clientes con crédito) × 100 | ≤ 3% |
| Cumplimiento de reuniones de seguimiento | (Reuniones efectuadas / Reuniones programadas) × 100 | 100% |
8.0 ANEXOS
- Formato digital “Reporte de Cartera Vencida – SION”
- Plantilla de acuerdos de cobranza semanal
- Lista de clasificación de clientes por riesgo
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015 Cláusulas 8.6 y 9.1.3
- ISO 37001:2016 – Gestión Anticorrupción
- Código Fiscal de la Federación – Artículos 29 y 29-A
- Política de Crédito y Cobranza
