MPC-ADM-TES-005 – CONTROL DE CAJA CHICA Y REEMBOLSOS

Este procedimiento regula la administración, registro y reposición del fondo fijo de caja chica, así como los reembolsos de gastos menores, garantizando transparencia, trazabilidad y uso responsable de los recursos económicos de Pinturas Nervión.

1.0 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el manejo del fondo de caja chica y el proceso de reembolso de gastos menores, asegurando su correcta aplicación, documentación y registro en SION y We-Keep, conforme a las políticas de control interno y cumplimiento financiero.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 El fondo fijo de caja chica será administrado por el responsable designado por Tesorería y deberá mantenerse en el monto autorizado por la Dirección Administrativa.
  • 2.2 Solo podrán pagarse con caja chica gastos menores a $3,000 MXN y que sean de carácter urgente o de operación inmediata.
  • 2.3 Todo gasto deberá contar con comprobante fiscal (CFDI o ticket) y justificación del gasto.
  • 2.4 No se permitirá el uso del fondo para préstamos personales, viáticos, pago de nómina o anticipos.
  • 2.5 El responsable deberá registrar cada movimiento en SION, adjuntando evidencia fotográfica o comprobante digital.
  • 2.6 La reposición del fondo se efectuará una vez que el saldo disponible sea menor al 20% del monto total asignado.
  • 2.7 Todos los comprobantes físicos deberán entregarse en Tesorería al realizar la reposición.

3.0 ALCANCE

Aplica al manejo del fondo fijo de caja chica y los reembolsos de gastos menores realizados en las áreas de Administración, Producción, Ingeniería, Ventas y Mantenimiento de Pinturas Nervión.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Responsable de Caja Chica Administrar el fondo, realizar pagos menores y registrar movimientos en SION.
Tesorería Revisar comprobantes, reponer el fondo y registrar los movimientos en el flujo de efectivo.
Contabilidad Conciliar los registros de SION con las pólizas contables.
Director Administrativo Autorizar reposiciones y supervisar el cumplimiento de este procedimiento.

5.0 ACTIVIDADES


5.1 Asignación del fondo

  • Tesorería entrega el fondo fijo al responsable designado.
  • Se registra en SION el monto inicial, fecha de entrega y responsable.

5.2 Registro de gastos

  • Cada pago menor se registra en SION, indicando:
  • Fecha
  • Concepto
  • Monto
  • Tipo de gasto
  • Número de comprobante
  • Se adjunta evidencia (foto del ticket o factura).

5.3 Control de comprobantes

  • El responsable conserva los comprobantes físicos en orden cronológico.
  • Cualquier gasto sin comprobante deberá justificarse por escrito y autorizarse por el Director Administrativo.

5.4 Reembolso del fondo

  • Cuando el saldo disponible sea menor al 20%, se solicita reposición en SION adjuntando el formato “Relación de Gastos de Caja Chica”.
  • Tesorería revisa los comprobantes, valida los CFDI y efectúa la reposición mediante transferencia o cheque.

5.5 Registro contable y archivo digital

  • Contabilidad registra los gastos y la reposición en las cuentas correspondientes.
  • Los reportes y comprobantes se cargan en We-Keep, organizados por mes y área.

5.6 Auditoría interna

  • De forma trimestral, Auditoría Interna revisa el uso del fondo, comprobantes y saldos físicos.
  • Se emite un informe con observaciones o recomendaciones.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Relación de gastos de caja chica SION / PDF Responsable de Caja Chica 1 año
Comprobantes fiscales Físico / We-Keep Tesorería 5 años
Solicitudes de reposición SION Tesorería 3 años
Reportes de auditoría interna We-Keep Auditor Interno 3 años

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Gastos comprobados con CFDI (Gastos con comprobante / Total gastos) × 100 100%
Reposiciones autorizadas a tiempo (Reposiciones aprobadas / Solicitadas) × 100 ≥ 95%
Desviaciones o faltantes detectados (Diferencias / Total revisiones) × 100 ≤ 1%

8.0 ANEXOS

  • Formato “Relación de Gastos de Caja Chica” (SION)
  • Plantilla de reposición de fondo fijo
  • Ejemplo de evidencia fotográfica de comprobante

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS

  • ISO 9001:2015 Cláusulas 7.5 y 8.6
  • ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
  • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas
  • Código Fiscal de la Federación
  • Política de Tesorería y Control Interno – Pinturas Nervión