MPC-ADM-CON-005 – ARCHIVO CONTABLE Y RESGUARDO DIGITAL EN WE-KEEP

1.0 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el archivo, conservación y control digital de la información contable y financiera de Pinturas Nervión, garantizando su disponibilidad, confidencialidad, integridad y cumplimiento con los requisitos de auditoría, fiscales y normativos aplicables.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 Toda la documentación contable, financiera y fiscal deberá resguardarse digitalmente en el sistema We-Keep, y su folio de referencia vincularse en SION.
  • 2.2 La información física (papel) solo será conservada cuando la legislación fiscal así lo exija; en caso contrario, el respaldo digital será el medio oficial.
  • 2.3 Los documentos deberán organizarse por año, mes y tipo de registro (ingresos, egresos, nómina, activos, impuestos, estados financieros).
  • 2.4 Cualquier modificación, eliminación o acceso deberá registrarse mediante trazabilidad digital en We-Keep.
  • 2.5 No se permitirá el almacenamiento de información contable en dispositivos personales, correos externos o carpetas no autorizadas.
  • 2.6 Los respaldos digitales se realizarán automáticamente cada 24 horas en los servidores autorizados de Pinturas Nervión.
  • 2.7 La confidencialidad de la información se rige por el Código de Ética y la Política de Seguridad de la Información.

3.0 ALCANCE

Aplica a toda la documentación contable y financiera generada en Pinturas Nervión, incluyendo facturas, pólizas, reportes, conciliaciones, declaraciones fiscales, estados financieros, comprobantes de nómina y auditorías.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Contabilidad Digitalizar, cargar y clasificar la documentación contable en We-Keep.
Tesorería Adjuntar comprobantes de pago, transferencias y registros bancarios.
Director Administrativo Supervisar el cumplimiento del resguardo digital y autorizar accesos especiales.
Sistemas / TI Administrar permisos, respaldos automáticos y seguridad de información.
Auditor Interno Verificar cumplimiento, trazabilidad y conservación documental.

5.0 ACTIVIDADES

5.1 Recepción y revisión documental

  • Contabilidad recibe la documentación contable, CFDI, reportes y comprobantes.
  • Se verifica que estén completos y correctamente asociados a su folio en SION.

5.2 Digitalización y carga

  • Si el documento es físico, se escanea en formato PDF o JPG con nombre estandarizado:
                AÑO_MES_TIPO_FOLIO_PROVEEDOR.
  • Se carga en We-Keep, dentro de la carpeta correspondiente al proceso contable.

5.3 Clasificación y vinculación

  • Cada archivo se etiqueta con metadatos: área, tipo, mes, año y responsable.
  • En SION, se vincula el número de folio contable con el enlace directo a We-Keep.

5.4 Control de accesos

  • El área de TI asigna permisos de lectura o edición según el nivel jerárquico.
  • Toda descarga o modificación queda registrada en la bitácora digital de We-Keep.

5.5 Respaldo y auditoría interna

  • El sistema genera copias automáticas en los servidores de respaldo autorizados.
  • Auditoría Interna revisa trimestralmente el cumplimiento del orden documental.

5.6 Depuración y conservación

  • Los archivos se conservarán por un mínimo de 5 años o el periodo que establezca la ley.
  • Los documentos caducos se eliminarán únicamente con aprobación escrita del Director Administrativo.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Archivos contables digitalizados We-Keep / SION Contabilidad 5 años
Bitácora de accesos y modificaciones We-Keep TI / Auditor Interno 5 años
Reporte trimestral de auditoría documental We-Keep Auditor Interno 3 años
Listado maestro de carpetas y permisos We-Keep Sistemas Vigente

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Documentos digitalizados en tiempo (Documentos subidos / Documentos recibidos) × 100 100%
Accesos no autorizados detectados (Incidentes / Total accesos) × 100 0%
Integridad de respaldo digital (Copias válidas / Total archivos) × 100 100%

8.0 ANEXOS

  • Plantilla de nomenclatura de archivos contables.
  • Ejemplo de estructura de carpetas We-Keep.
  • Formato de control de accesos digitales.

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS

  • ISO 9001:2015 Cláusulas 7.5 y 9.1
  • ISO 27001:2022 Seguridad de la Información
  • ISO 37001:2016 Gestión Anticorrupción
  • Código Fiscal de la Federación – Art. 29 y 29-A
  • Política de Control Interno y Archivo Digital – Pinturas Nervión