MPC-ADM-TES-001 – PROGRAMACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES

Este procedimiento establece los lineamientos para la planeación, autorización y ejecución de pagos a proveedores a través de SION, asegurando que las obligaciones financieras se cumplan de forma oportuna, transparente y conforme a las políticas de control interno y cumplimiento normativo de Pinturas Nervión.

1.0 OBJETIVO

Garantizar la correcta programación y ejecución de pagos a proveedores, asegurando el cumplimiento de los compromisos financieros, la optimización del flujo de efectivo y la trazabilidad de cada transacción mediante el registro digital en SION.

2.0 POLÍTICA

• 2.1 Todos los pagos deberán estar autorizados previamente en SION por la Dirección Administrativa.
• 2.2 No se realizará ningún pago sin contar con factura válida, orden de compra y evidencia de recepción conforme de materiales o servicios.
• 2.3 Los pagos se programarán semanalmente de acuerdo con la disponibilidad de efectivo y las políticas de prioridad establecidas.
• 2.4 El uso de efectivo se limitará únicamente a gastos menores, conforme al procedimiento MPC-ADM-TES-005 (Caja Chica).
• 2.5 Todos los pagos deberán realizarse por transferencia electrónica, salvo excepciones justificadas.
• 2.6 Los comprobantes de pago se conservarán digitalmente en We-Keep, vinculados al grupo de proveedores.
  
  

3.0 ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las operaciones financieras que impliquen pagos a proveedores nacionales o internacionales de bienes y servicios contratados por Pinturas Nervión.

4.0 RESPONSABLES

5.0 ACTIVIDADES

5.1 Recepción de facturas

• Compras o el área solicitante entrega las facturas recibidas a Tesorería.
• Tesorería verifica que el proveedor esté registrado y vigente en SION.
  
  

5.2 Validación documental

• Contabilidad revisa que la factura coincida con la orden de compra, remisión y precios acordados.
• Se valida que el servicio o producto haya sido recibido conforme.
  
  

5.3 Programación de pagos

• Tesorería clasifica las facturas por fecha de vencimiento y prioridad (críticas, regulares, diferidas).
• Se genera el Calendario de Pagos Semanal en SION con las fechas, montos y bancos emisores.
  
  

5.4 Autorización de pagos

• El Director Administrativo revisa el calendario y aprueba los pagos seleccionados.
• Los pagos no autorizados quedan en espera hasta nueva validación.
  
  

5.5 Ejecución del pago

• Tesorería realiza las transferencias electrónicas o emite los cheques, según corresponda.
• Se adjuntan los comprobantes de transferencia (PDF) al registro del proveedor en SION.
  
  

5.6 Registro contable y archivo

• Contabilidad registra los pagos en el libro mayor y actualiza las cuentas por pagar.
• Los comprobantes se almacenan digitalmente en We-Keep.
  
  

5.7 Cierre semanal

• Tesorería emite el Reporte Semanal de Pagos Realizados con folio, monto, fecha y estatus.
• El reporte se presenta en la reunión de seguimiento financiero.

6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

7.0 INDICADORES

8.0 ANEXOS

• Formato digital “Calendario Semanal de Pagos – SION”
• Plantilla de validación documental de proveedores
• Ejemplo de autorización de pago digital
  
  

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS

• ISO 9001:2015 Cláusulas 8.4, 8.6 y 9.1
• ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
• Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita
• Política de Tesorería y Pagos – Pinturas Nervión