MPC-ADM-CON-004 – CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS

1.0 OBJETIVO

Establecer las directrices para el registro, autorización, control y comprobación de gastos operativos y viáticos, asegurando su correcta aplicación conforme a las políticas financieras, fiscales y de control interno de Pinturas Nervión, mediante el uso de SION y We-Keep.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 Todos los gastos operativos y viáticos deberán estar autorizados previamente por el jefe de área y por la Dirección Administrativa.
  • 2.2 No se reconocerá ningún gasto sin comprobante fiscal válido (CFDI o ticket oficial).
  • 2.3 Los gastos deberán registrarse en SION dentro de los 3 días hábiles posteriores a su realización.
  • 2.4 Los pagos de viáticos o reembolsos se realizarán únicamente por transferencia bancaria, nunca en efectivo.
  • 2.5 Los comprobantes digitales deberán cargarse a SION y su respaldo físico conservarse hasta la validación contable.
  • 2.6 Todo gasto debe estar alineado a un centro de costo y una actividad registrada en el presupuesto anual.
  • 2.7 En caso de viajes internacionales o eventos especiales, se requerirá autorización del Director General.

3.0 ALCANCE

Aplica a todo el personal de Pinturas Nervión que realice gastos operativos o viajes relacionados con la operación, ventas, representación comercial, mantenimiento o capacitación.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Empleado / Solicitante Realizar el gasto, conservar comprobantes y registrar la solicitud en SION.
Jefe de Área Autorizar el gasto o viático y validar su relación con las actividades del área.
Contabilidad Revisar comprobantes, registrar gastos y generar la póliza contable.
Tesorería Efectuar reembolsos o pagos de viáticos.
Director Administrativo Aprobar gastos fuera de presupuesto y supervisar reportes mensuales.

5.0 ACTIVIDADES

5.1 Solicitud de autorización de gasto o viático

  • El colaborador llena en SION la solicitud con:
  • Motivo del gasto
  • Fecha y lugar
  • Monto estimado
  • Centro de costo
  • El jefe de área revisa y autoriza digitalmente.

5.2 Realización del gasto

  • El colaborador realiza la compra o pago autorizado.
  • Se asegura de solicitar y conservar el comprobante fiscal (CFDI o ticket con RFC de la empresa).

5.3 Registro y comprobación

  • Dentro de los 3 días hábiles siguientes, se registra el gasto en SION, adjuntando:
  • CFDI (XML y PDF)
  • Evidencia fotográfica (en caso de viaje o mantenimiento)
  • Autorización de gasto firmada.

5.4 Revisión contable

  • Contabilidad valida que el comprobante sea deducible y coincida con el concepto autorizado.
  • Si existe alguna inconsistencia, se devuelve al solicitante para corrección.

5.5 Reembolso o liquidación de viáticos

  • Una vez validados los comprobantes, Tesorería realiza el reembolso mediante transferencia.
  • El colaborador firma digitalmente la recepción del pago en SION.

5.6 Reporte mensual

  • Contabilidad emite un reporte mensual de gastos operativos y viáticos por centro de costo.
  • El Director Administrativo revisa y aprueba el cierre mensual.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Solicitud de gasto o viático SION Empleado / Jefe de Área 1 año
Comprobantes fiscales (CFDI) SION / We-Keep Contabilidad 5 años
Reporte mensual de gastos We-Keep Contabilidad 3 años
Autorizaciones extraordinarias PDF / SION Dirección Adm. 3 años

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Gastos comprobados con CFDI (Gastos con CFDI válido / Total gastos) × 100 100%
Solicitudes aprobadas en tiempo (Solicitudes autorizadas / Solicitadas) × 100 ≥ 95%
Reembolsos realizados en plazo (Reembolsos a tiempo / Total reembolsos) × 100 ≥ 98%

8.0 ANEXOS

  • Formato “Solicitud de Gastos y Viáticos – SION”
  • Ejemplo de CFDI válido
  • Plantilla de reporte mensual de gastos operativos

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS

  • ISO 9001:2015 Cláusulas 7.5 y 8.6
  • ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
  • Código Fiscal de la Federación, Artículos 29 y 29-A
  • Política de Gastos y Viáticos – Pinturas Nervión
  • Reglamento Interno de Control y Cumplimiento Financiero