MPC-ADM-TES-003 – MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS Y AUTORIZACIONES DE TRANSFERENCIAS

Este procedimiento define los pasos para la gestión, control y autorización de operaciones bancarias electrónicas en las cuentas corporativas de Pinturas Nervión, asegurando integridad, seguridad y cumplimiento normativo en el uso de recursos financieros.

1.0 OBJETIVO

Establecer un sistema de control para la administración de las cuentas bancarias y la autorización de transferencias electrónicas, garantizando la seguridad de la información y la transparencia en el manejo de fondos.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 Todas las cuentas bancarias corporativas deberán estar registradas oficialmente ante la Dirección Administrativa.
  • 2.2 El acceso a plataformas bancarias electrónicas estará restringido únicamente al personal autorizado por escrito.
  • 2.3 Toda transferencia deberá contar con la doble autorización digital:
  • Tesorería (preparación y captura)
  • Director Administrativo o Dirección General (autorización final).
  • 2.4 No se realizarán transferencias sin evidencia documental de respaldo (factura, contrato o comprobante).
  • 2.5 Los límites por operación estarán definidos en la Política de Tesorería y Control Interno.
  • 2.6 Toda operación deberá registrarse en SION con su comprobante PDF adjunto.
  • 2.7 Los accesos, tokens o claves bancarias serán de uso personal e intransferible.

3.0 ALCANCE

Aplica a todas las operaciones de transferencias bancarias realizadas desde las cuentas de Pinturas Nervión, incluyendo pagos a proveedores, nómina, reembolsos, gastos y transferencias internas.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Tesorería Capturar operaciones bancarias, registrar transferencias y adjuntar comprobantes en SION.
Director Administrativo Autorizar transferencias y verificar documentación.
Dirección General Autorizar transferencias extraordinarias o fuera de presupuesto.
Contabilidad Registrar los movimientos y verificar su conciliación mensual.
Auditor Interno Supervisar cumplimiento de controles y trazabilidad.

5.0 ACTIVIDADES


5.1 Registro y control de cuentas bancarias

  • Tesorería mantiene en SION el catálogo actualizado de todas las cuentas corporativas, bancos, responsables y límites de operación.
  • Cualquier apertura o cierre de cuenta requiere autorización formal de la Dirección General.

5.2 Preparación de transferencias

  • Tesorería ingresa a la banca electrónica, prepara las transferencias con base en los pagos aprobados en SION, y adjunta documentos de soporte (factura, contrato, autorización).
  • Cada transferencia se clasifica: proveedores, nómina, gastos, impuestos o transferencias internas.

5.3 Autorización de transferencias

  • El Director Administrativo revisa los movimientos programados y autoriza digitalmente.
  • Si el monto excede el límite permitido, se solicita aprobación de la Dirección General.

5.4 Ejecución y registro

  • Tesorería ejecuta la transferencia y descarga el comprobante bancario (PDF).
  • El comprobante se carga en SION, vinculado al folio del proveedor o concepto pagado.

5.5 Control de tokens y accesos

  • Los dispositivos de seguridad (tokens) se resguardan en Tesorería bajo registro de entrega y devolución diaria.
  • Cada acceso bancario cuenta con bitácora digital de movimientos.

5.6 Cierre y reporte

  • Tesorería emite el Reporte Semanal de Transferencias con detalle de folio, fecha, monto, beneficiario y banco.
  • Contabilidad lo revisa y lo archiva en We-Keep junto con los comprobantes.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Catálogo de cuentas bancarias SION / PDF Tesorería Vigente
Comprobantes de transferencias SION / We-Keep Tesorería 5 años
Autorizaciones digitales SION Dirección Adm. 3 años
Reporte semanal de transferencias We-Keep Contabilidad 2 años
Bitácora de uso de tokens SION / PDF Tesorería 1 año

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Transferencias autorizadas correctamente (Transferencias con autorización / Total transferencias) × 100 100%
Operaciones con errores o duplicidad (Errores / Total operaciones) × 100 ≤ 1%
Actualización del catálogo bancario (Cuentas vigentes actualizadas / Total cuentas) × 100 100%

8.0 ANEXOS

  • Formato “Bitácora de Autorización de Transferencias”
  • Ejemplo de reporte semanal de transferencias
  • Registro de acceso a banca electrónica

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS

  • ISO 9001:2015 Cláusulas 8.4 y 9.1
  • ISO 37001:2016 – Gestión Anticorrupción
  • Ley de Instituciones de Crédito
  • Código Fiscal de la Federación
  • Política de Tesorería y Control Interno – Pinturas Nervión