MPC-ADM-CC-002 – Registro y Seguimiento de Cuentas por Cobrar en SION
1.0 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para registrar, controlar y dar seguimiento a las cuentas por cobrar de los clientes en SION, asegurando la actualización oportuna de los saldos, el cumplimiento de las políticas de crédito y la transparencia en la gestión financiera.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 Todas las facturas emitidas deberán registrarse en SION el mismo día de su emisión.
- 2.2 El sistema SION será el único medio oficial para la consulta de saldos, antigüedad y estatus de cobranza.
- 2.3 No se podrán realizar cargos o abonos fuera del sistema.
- 2.4 Las notas de crédito o ajustes solo podrán emitirse con autorización del Director Administrativo.
- 2.5 Los pagos recibidos deberán vincularse al folio de factura correspondiente dentro de SION antes de 24 horas.
- 2.6 Cualquier diferencia o saldo pendiente deberá aclararse en un plazo máximo de 5 días hábiles.
3.0 ALCANCE
Aplica a todas las áreas involucradas en la gestión de cobranza y facturación: Crédito y Cobranza, Tesorería, Contabilidad y Ventas.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Crédito y Cobranza | Registrar facturas y pagos en SION; mantener actualizada la cartera. |
| Tesorería | Confirmar depósitos, transferencias y comprobantes de pago. |
| Contabilidad | Conciliar saldos contables con la cartera registrada en SION. |
| Director Administrativo | Autorizar ajustes, notas de crédito y cancelaciones. |
| Ventas | Informar oportunamente sobre abonos o incidencias con clientes. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Registro de cuentas por cobrar
- Al emitirse una factura, el área de Crédito y Cobranza registra en SION el folio, monto, fecha y plazo de pago.
- SION genera automáticamente el saldo pendiente y lo vincula al cliente.
5.2 Confirmación de pagos
- Tesorería notifica en SION los depósitos o transferencias recibidas.
- Crédito y Cobranza concilia el pago con la factura correspondiente.
5.3 Actualización de cartera
- Cada día hábil, se actualizan los saldos de clientes y se genera el reporte de antigüedad de saldos.
- Los clientes con vencimiento mayor a 30 días son clasificados como “morosos”.
5.4 Emisión de reportes
- SION genera reportes semanales de cuentas por cobrar (por cliente, zona, y antigüedad).
- Los reportes se revisan en la reunión semanal de Administración y se publican en We-Keep.
5.5 Ajustes y aclaraciones
- En caso de error, se solicita autorización de nota de crédito o corrección.
- El ajuste se registra en SION, quedando evidencia en el historial del cliente.
5.6 Cierre mensual
- Contabilidad y Crédito y Cobranza comparan los saldos contables y operativos.
- Se emite un reporte de conciliación y se archiva en We-Keep.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Facturas y cargos a clientes | SION | Crédito y Cobranza | 5 años |
| Comprobantes de pago | SION / PDF | Tesorería | 5 años |
| Reportes de antigüedad de saldos | SION / We-Keep | Crédito y Cobranza | 2 años |
| Conciliación mensual de cartera | We-Keep | Contabilidad | 2 años |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Actualización diaria de cartera | (Días con registro actualizado / Días hábiles) × 100 | 100% |
| Diferencias conciliadas | (Saldos conciliados / Total diferencias detectadas) × 100 | ≥ 95% |
| Cartera vencida >30 días | (Monto vencido / Total cartera) × 100 | ≤ 5% |
8.0 ANEXOS
- Formato digital de “Conciliación de Cuentas por Cobrar”
- Ejemplo de Reporte de Antigüedad de Saldos
- Bitácora de Ajustes y Notas de Crédito
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015 Cláusulas 8.6 y 9.1.3
- ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
- Código Fiscal de la Federación (CFF)
- Manual Administrativo de Crédito y Cobranza – Pinturas Nervión
