MPC-ADM-TES-002 – CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONCILIACIONES BANCARIAS
Este procedimiento establece las actividades y responsabilidades para el control del flujo de efectivo diario y la conciliación de cuentas bancarias, asegurando información financiera precisa, trazabilidad de los movimientos y prevención de errores o irregularidades, mediante el uso de SION y We-Keep.
1.0 OBJETIVO
Garantizar el registro, control y conciliación oportuna de todos los movimientos de efectivo y bancarios de Pinturas Nervión, a fin de mantener el equilibrio financiero y proporcionar información confiable para la toma de decisiones.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 Todos los ingresos y egresos deberán registrarse en SION el mismo día en que se realicen.
- 2.2 Tesorería deberá mantener actualizado el flujo de efectivo proyectado y real, reportando desviaciones semanales.
- 2.3 Las conciliaciones bancarias se realizarán mensualmente y deberán cuadrar con los saldos contables.
- 2.4 Ningún movimiento bancario podrá quedar sin clasificar o sin comprobante asociado.
- 2.5 Los estados de cuenta y reportes deberán resguardarse digitalmente en We-Keep.
- 2.6 Cualquier diferencia o movimiento no identificado deberá aclararse en un plazo máximo de cinco días hábiles.
3.0 ALCANCE
Aplica a todas las operaciones de ingreso y egreso realizadas a través de las cuentas bancarias corporativas de Pinturas Nervión, tanto nacionales como internacionales.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Tesorería | Registrar y clasificar diariamente los movimientos de cuentas bancarias en SION. |
| Contabilidad | Conciliar los saldos contables y bancarios, emitir reportes y detectar diferencias. |
| Director Administrativo | Supervisar el flujo de efectivo y aprobar ajustes financieros. |
| Auditor Interno | Verificar la integridad de los registros y el cumplimiento de este procedimiento. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Registro diario de movimientos
- Tesorería descarga los estados de cuenta bancarios y los registra en SION (ingresos, egresos, transferencias, intereses).
- Se clasifica cada operación según su origen: cliente, proveedor, gasto, nómina, otros.
5.2 Actualización del flujo de efectivo
- Tesorería actualiza en SION la proyección diaria de ingresos y egresos.
- Se identifican diferencias entre flujo real y proyectado.
5.3 Verificación documental
- Se adjuntan los comprobantes de cada movimiento (transferencia, recibo, nota, factura).
- Cualquier operación sin comprobante queda en estatus de “pendiente de aclarar”.
5.4 Conciliación bancaria mensual
- Contabilidad compara los saldos bancarios con los registrados en SION.
- Se genera el Reporte de Conciliación Bancaria Mensual, detallando diferencias detectadas y ajustes requeridos.
5.5 Revisión y aprobación
- El Director Administrativo revisa el reporte, autoriza los ajustes y firma digitalmente la conciliación.
5.6 Resguardo y seguimiento
- El reporte final y los estados de cuenta se guardan en We-Keep, en la carpeta “Conciliaciones Tesorería”.
- Los hallazgos o irregularidades se documentan como acciones preventivas en SION.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Estado de cuenta bancario | PDF / We-Keep | Tesorería | 5 años |
| Flujo de efectivo diario y semanal | SION | Tesorería | 2 años |
| Reporte de conciliación bancaria mensual | We-Keep | Contabilidad | 5 años |
| Autorización de ajustes o correcciones | SION / PDF | Dirección Adm. | 3 años |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Conciliaciones mensuales realizadas a tiempo | (Conciliaciones dentro de fecha / Total conciliaciones) × 100 | 100% |
| Diferencias detectadas y aclaradas | (Diferencias aclaradas / Total diferencias) × 100 | ≥ 95% |
| Cumplimiento del flujo proyectado | (Ingresos reales / Ingresos proyectados) × 100 | ≥ 90% |
8.0 ANEXOS
- Formato digital “Reporte de Conciliación Bancaria – SION”
- Ejemplo de plantilla de flujo de efectivo semanal
- Bitácora de movimientos no conciliados
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015 Cláusulas 8.4, 9.1 y 9.2
- ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
- Ley de Instituciones de Crédito
- Código Fiscal de la Federación
- Política de Tesorería y Control Interno – Pinturas Nervión
