MPC-ADM-CON-001 – REGISTRO CONTABLE Y CONCILIACIÓN BANCARIA

1.0 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el registro contable de operaciones financieras y la conciliación de cuentas bancarias, garantizando que la información sea exacta, oportuna y conforme a las Normas de Información Financiera (NIF) y al sistema de gestión de calidad ISO 9001 implementado en Pinturas Nervión.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 Todas las operaciones económicas deberán registrarse en el sistema contable el mismo día en que se realicen, con su comprobante fiscal correspondiente.
  • 2.2 Ninguna póliza podrá generarse sin evidencia documental válida (CFDI, orden de compra, contrato, recibo o comprobante bancario).
  • 2.3 Los registros deberán realizarse conforme al catálogo de cuentas vigente y a las políticas contables internas.
  • 2.4 Las conciliaciones bancarias deberán realizarse mensualmente, integrando los movimientos registrados en SION con los saldos del banco.
  • 2.5 Cualquier diferencia o error detectado deberá aclararse y corregirse en un máximo de cinco días hábiles.
  • 2.6 Todos los registros y conciliaciones deberán resguardarse digitalmente en We-Keep, con acceso restringido al personal autorizado.
  • 2.7 La información contable es confidencial y no podrá ser divulgada sin autorización de la Dirección General.

3.0 ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las operaciones financieras de Pinturas Nervión, incluyendo ingresos, egresos, activos fijos, inventarios, nómina y ajustes contables registrados por las áreas de Tesorería, Compras, Producción, Ventas y Administración.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Contabilidad Registrar operaciones, generar pólizas y realizar conciliaciones bancarias.
Tesorería Proporcionar comprobantes de pagos, transferencias y estados de cuenta.
Crédito y Cobranza Entregar reportes de facturación y cobranza para registro contable.
Director Administrativo Revisar reportes contables y autorizar ajustes o reclasificaciones.
Auditor Interno Supervisar la integridad y cumplimiento del procedimiento.

5.0 ACTIVIDADES


5.1 Recepción de documentos fuente

  • Contabilidad recibe diariamente la documentación de soporte: facturas, CFDI, remisiones, comprobantes de pago o ingresos.
  • Se verifica la validez fiscal en el portal del SAT.

5.2 Registro contable de operaciones

  • Cada operación se registra en el sistema contable con su referencia de folio en SION.
  • Se genera la póliza contable correspondiente (ingreso, egreso, diario, nómina o ajuste).
  • Los documentos se adjuntan digitalmente en el archivo del asiento.

5.3 Clasificación de cuentas

  • Se asigna el código contable y centro de costo correspondiente.
  • Cualquier reclasificación requerirá autorización escrita del Director Administrativo.

5.4 Conciliación bancaria mensual

  • Contabilidad compara los saldos del banco con los registrados en SION y el libro mayor.
  • Se elabora el Reporte de Conciliación Bancaria con diferencias detectadas.
  • Tesorería valida las operaciones y proporciona soporte de aclaración.

5.5 Reporte y cierre mensual

  • Se emite el Informe de Cierre Contable Mensual, que incluye estados de resultados, balance general y flujo de efectivo.
  • El informe se entrega a la Dirección General y se archiva digitalmente en We-Keep.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Pólizas contables con comprobantes Sistema contable / SION Contabilidad 5 años
Reportes de conciliación bancaria We-Keep Contabilidad 5 años
Catálogo de cuentas contables PDF / We-Keep Contabilidad Vigente
Informe de cierre contable mensual We-Keep Dirección Adm. 3 años

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Registros contables al día (Pólizas registradas en fecha / Total pólizas) × 100 100%
Conciliaciones bancarias sin diferencia (Cuentas conciliadas / Total cuentas) × 100 ≥ 95%
Diferencias aclaradas a tiempo (Aclaraciones resueltas / Total diferencias) × 100 ≥ 98%

8.0 ANEXOS

  • Formato “Reporte de Conciliación Bancaria Mensual”
  • Ejemplo de póliza contable con evidencia digital
  • Guía de codificación contable por centro de costo

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS