MPC-ADM-CC-004 – CONTROL DE FACTURACIÓN Y NOTAS DE CRÉDITO

1.0 OBJETIVO

Establecer las directrices para la emisión, validación y control de facturas y notas de crédito, asegurando que toda transacción comercial cumpla con las disposiciones fiscales, las políticas de crédito y los registros financieros en SION.

2.0 POLÍTICA

  • 2.1 Todas las ventas deberán facturarse el mismo día en que se realice la entrega o prestación del servicio.
    2.2 Ninguna factura podrá emitirse sin contar con pedido o remisión registrada en         SION.
    2.3 Toda cancelación o modificación deberá justificarse por escrito y contar con aprobación del         Director Administrativo.
    2.4 Las notas de crédito solo podrán emitirse por devolución, ajuste de precio o error administrativo.
    2.5 Las facturas y notas deberán resguardarse electrónicamente en         We-Keep, vinculadas al folio correspondiente.
    2.6 La facturación deberá cumplir los requisitos establecidos por el         SAT en materia de CFDI, conforme a los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación.

3.0 ALCANCE

Aplica a todos los documentos fiscales generados por Pinturas Nervión, incluyendo facturas, notas de crédito y cancelaciones derivadas de operaciones de venta o servicio.

4.0 RESPONSABLES

Cargo Responsabilidad Principal
Ventas / Servicio al Cliente Registrar pedido o remisión en SION antes de solicitar la factura.
Crédito y Cobranza Verificar condiciones de crédito y liberar la solicitud de facturación.
Contabilidad Emitir CFDI, timbrar electrónicamente y archivar los XML/PDF.
Tesorería Validar los pagos correspondientes y aplicar notas de crédito.
Director Administrativo Autorizar cancelaciones, re-facturaciones y devoluciones.

5.0 ACTIVIDADES


5.1 Solicitud de facturación

  • Ventas registra en SION el pedido o remisión del cliente.
  • Crédito y Cobranza verifica crédito vigente y libera la orden para facturación.

5.2 Emisión de factura

  • Contabilidad genera el CFDI en el sistema fiscal autorizado (PAC).
  • Se adjunta el archivo XML y PDF en el expediente del cliente dentro de SION.

5.3 Envío al cliente

  • La factura se envía por correo electrónico desde SION al contacto autorizado del cliente.
  • Se deja registro automático del envío.

5.4 Registro contable

  • Contabilidad registra la factura en el módulo contable y la vincula a la cuenta por cobrar correspondiente.

5.5 Emisión de notas de crédito

  • Cuando se detecte una devolución o ajuste, se elabora la nota de crédito en el sistema fiscal.
  • Se asocia en SION al folio original de factura.
  • Crédito y Cobranza actualiza el saldo del cliente.

5.6 Cancelaciones o re-facturación

  • En caso de error, se genera solicitud de cancelación firmada digitalmente.
  • El Director Administrativo autoriza y se realiza el proceso en el portal del SAT.
  • El comprobante cancelado se archiva en We-Keep con su justificación.

5.7 Resguardo y control

  • Todos los CFDI (emitidos y cancelados) se guardan digitalmente en carpetas anuales por cliente y mes.
  • We-Keep mantiene respaldo automático de los XML/PDF por al menos 5 años.


6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS

Registro Medio Responsable Conservación
Facturas emitidas (XML y PDF) SION / We-Keep Contabilidad 5 años
Notas de crédito SION / We-Keep Tesorería / Crédito 5 años
Solicitudes de cancelación We-Keep Contabilidad 5 años
Autorizaciones del Director Administrativo PDF / We-Keep Dirección Adm. 5 años

7.0 INDICADORES

Indicador Formula Meta
Facturación oportuna (Facturas emitidas en el día / Total de ventas del día) × 100 100%
Facturas canceladas por error (Facturas canceladas / Total de facturas) × 100 ≤ 1%
Tiempo promedio de emisión (Horas desde pedido hasta timbrado) ≤ 4 h

8.0 ANEXOS

  • Formato digital de solicitud de cancelación de CFDI.
  • Tabla de motivos de notas de crédito.
  • Ejemplo de validación en portal SAT.

9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS