MPC-ADM-TES-004 – REGISTRO EN SION DE EGRESOS Y COMPROBANTES FISCALES
Este procedimiento regula el registro de egresos, comprobantes fiscales y documentos de soporte en el sistema
SION, asegurando la trazabilidad y transparencia de todas las salidas de recursos económicos de Pinturas Nervión.
1.0 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el registro, control y validación de
egresos y comprobantes fiscales (CFDI)
dentro de
SION, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales y las políticas financieras de la empresa.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 Todos los egresos (pagos, reembolsos, transferencias o gastos) deberán registrarse en SION el mismo día de su realización.
- 2.2 Ningún egreso podrá registrarse sin contar con comprobante fiscal válido (CFDI) y evidencia de autorización previa.
- 2.3 Las facturas deberán cumplir con los requisitos del SAT conforme a los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación.
- 2.4 Los documentos deberán adjuntarse en formato PDF y XML al registro correspondiente en SION.
- 2.5 Tesorería y Contabilidad serán responsables de la verificación cruzada de los comprobantes.
- 2.6 Cualquier gasto sin comprobante fiscal será considerado
observación administrativa y deberá regularizarse en un plazo máximo de
5 días hábiles.
3.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de Pinturas Nervión que generen egresos: Compras, Producción, Ventas, Administración y Tesorería.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Tesorería | Registrar los egresos y adjuntar los comprobantes fiscales en SION. |
| Contabilidad | Validar los registros y conciliar los egresos con las pólizas contables. |
| Director Administrativo | Aprobar los egresos y verificar la documentación de soporte. |
| Áreas solicitantes | Entregar facturas, notas y evidencia correspondiente. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Recepción de comprobantes
- El área solicitante entrega el comprobante fiscal (CFDI) y evidencia del gasto a Tesorería.
- Tesorería revisa que los datos fiscales y conceptos sean correctos.
5.2 Registro en SION
- Tesorería ingresa al módulo de Egresos y captura la información:
- Fecha de pago
- Concepto
- Proveedor
- Importe
- Cuenta bancaria
- Centro de costo
- Se adjunta el
CFDI (PDF y XML) y comprobante de pago.
5.3 Validación contable
- Contabilidad revisa los registros de SION y valida que las facturas estén timbradas y no duplicadas.
- Se genera automáticamente la póliza contable vinculada al egreso.
5.4 Autorización
- El Director Administrativo aprueba los egresos cargados, revisando montos y evidencia.
- Los registros aprobados cambian a estatus “Autorizado” en SION.
5.5 Archivo digital y seguimiento
- Tesorería guarda todos los documentos en We-Keep, organizados por mes y tipo de gasto.
- Los gastos sin comprobante quedan marcados como “Pendientes de regularizar”.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Registro de egresos | SION | Tesorería | 5 años |
| Comprobantes fiscales (PDF/XML) | SION / We-Keep | Tesorería / Contabilidad | 5 años |
| Autorizaciones de egresos | SION | Dirección Adm. | 3 años |
| Reporte mensual de egresos | We-Keep | Tesorería | 2 años |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Egresos registrados en el día | (Egresos del día / Egresos totales) × 100 | 100% |
| Egresos con comprobante fiscal válido | (Egresos con CFDI válido / Total egresos) × 100 | ≥ 98% |
| Egresos pendientes de regularizar | (Egresos sin comprobante / Total egresos) × 100 | ≤ 2% |
8.0 ANEXOS
- Formato digital “Registro de Egresos en SION”
- Plantilla de control mensual de egresos
- Ejemplo de CFDI válido (SAT)
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015 Cláusulas 7.5 y 8.6
- ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Anticorrupción
- Código Fiscal de la Federación, Artículos 29 y 29-A
- Política de Tesorería y Control Interno – Pinturas Nervión
