MPC-ADM-CON-002 – CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIONES
1.0 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el registro, control, valuación, mantenimiento y depreciación de los
activos fijos de
Pinturas Nervión, asegurando su adecuada administración, protección y cumplimiento de las
Normas de Información Financiera (NIF C-6) y las disposiciones fiscales aplicables.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 Todo bien considerado activo fijo (terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, equipos, vehículos o cómputo) deberá registrarse en el Catálogo de Activos Fijos en SION inmediatamente después de su adquisición.
- 2.2 Cada activo deberá contar con:
- Número de identificación o etiqueta física (placa).
- Valor de adquisición y fecha de alta.
- Vida útil y método de depreciación.
- Ubicación física y responsable asignado.
- 2.3 No podrá realizarse ninguna baja, transferencia o venta de activos sin la autorización escrita del Director Administrativo.
- 2.4 Las depreciaciones deberán calcularse mensualmente, según las tasas establecidas por la autoridad fiscal y las políticas internas.
- 2.5 Los activos se revisarán físicamente al menos una vez por año para validar su existencia y condición.
- 2.6 Todos los registros, reportes y evidencias deberán almacenarse en
We-Keep y mantenerse actualizados en
SION.
3.0 ALCANCE
Aplica a todos los activos fijos propiedad de
Pinturas Nervión, ubicados en plantas, oficinas, laboratorios, almacenes, tiendas o flotilla vehicular.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Contabilidad | Registrar altas, bajas y depreciaciones de activos. |
| Tesorería | Entregar facturas y comprobantes de adquisición. |
| Mantenimiento / Ingeniería | Supervisar el estado físico de los activos. |
| Director Administrativo | Autorizar bajas o transferencias y revisar reportes anuales. |
| Auditor Interno | Verificar la existencia física y la correcta valuación contable. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Alta de activos
- Tesorería entrega a Contabilidad las facturas y comprobantes de compra.
- Contabilidad registra en SION los datos del activo (tipo, valor, proveedor, ubicación, responsable).
- Se imprime y coloca la etiqueta con código de identificación.
5.2 Registro contable y clasificación
- Se asigna el número de cuenta contable y el método de depreciación (línea recta u otro).
- Se asocia la vida útil conforme a las políticas internas y fiscales (SAT).
5.3 Control y mantenimiento
- Ingeniería o Mantenimiento realiza inspecciones periódicas del estado físico.
- Cualquier reparación, traslado o modificación se reporta a Contabilidad.
5.4 Cálculo de depreciaciones mensuales
- Contabilidad genera automáticamente las depreciaciones en SION con base en la fecha de alta y vida útil.
- Se genera la póliza contable y se adjunta el reporte al mes correspondiente.
5.5 Revisión y auditoría anual
- Se realiza un inventario físico anual de activos fijos.
- Auditoría Interna verifica la existencia y condición de los bienes.
- Se emite el Informe de Verificación Física de Activos.
5.6 Baja o sustitución de activos
- Cuando un activo sea obsoleto o inservible, se elabora solicitud de baja.
- El Director Administrativo autoriza la baja o sustitución.
- Contabilidad registra la baja en SION y actualiza la póliza de depreciación.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Catálogo de activos fijos | SION / PDF | Contabilidad | Vigente |
| Facturas y comprobantes de adquisición | SION / We-Keep | Tesorería | 5 años |
| Reporte mensual de depreciaciones | SION / We-Keep | Contabilidad | 5 años |
| Inventario físico anual | We-Keep | Auditor Interno | 3 años |
| Solicitudes de baja de activos | SION / PDF | Dirección Adm. | 3 años |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Activos registrados correctamente | (Activos registrados / Total adquiridos) × 100 | 100% |
| Depreciaciones calculadas a tiempo | (Depreciaciones mensuales / Total meses) × 100 | 100% |
| Activos con etiqueta de identificación | (Activos etiquetados / Total activos) × 100 | 100% |
8.0 ANEXOS
- Formato “Alta de Activo Fijo en SION”
- Plantilla de depreciación mensual
- Informe de verificación física de activos
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015: Cláusulas 7.1.5 y 8.6
- ISO 37001:2016: Sistema de Gestión Anticorrupción
- NIF C-6: Propiedades, Planta y Equipo
- Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR): Art. 31 y 34
- Política de Control de Activos Fijos – Pinturas Nervión
