MPC-ADM-CC-003 – GESTIÓN DE COBRANZA Y REGISTRO DE PAGOS
1.0 OBJETIVO
Asegurar el seguimiento efectivo a las cuentas por cobrar y el registro correcto de los pagos de clientes en SION, con el fin de mantener la salud financiera de la empresa y cumplir con las políticas de crédito establecidas.
2.0 POLÍTICA
- 2.1 Toda gestión de cobranza deberá estar respaldada en evidencia documental o digital.
- 2.2 No se aceptarán pagos en efectivo superiores al monto permitido por la ley.
- 2.3 Los pagos se registrarán únicamente en SION y deberán vincularse al número de factura correspondiente.
- 2.4 Cualquier pago parcial deberá quedar reflejado en el saldo pendiente del cliente.
- 2.5 Las promesas de pago y acuerdos deberán registrarse en el módulo de seguimiento de cobranza de SION.
- 2.6 En caso de incumplimiento de pago o mora superior a 60 días, se notificará a la Dirección Administrativa para definir acciones legales o suspensión de crédito.
3.0 ALCANCE
Aplica a todas las operaciones comerciales de Pinturas Nervión donde existan créditos vigentes, cobranzas en curso o pagos programados por clientes nacionales o internacionales.
4.0 RESPONSABLES
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Crédito y Cobranza | Realizar gestiones de cobro, seguimiento y registro de pagos en SION. |
| Tesorería | Confirmar la recepción de pagos en cuentas bancarias. |
| Contabilidad | Conciliar pagos con pólizas contables y reportar diferencias. |
| Director Administrativo | Autorizar condonaciones, descuentos o cancelaciones. |
| Ventas | Apoyar la comunicación con clientes en caso de retrasos o aclaraciones. |
5.0 ACTIVIDADES
5.1 Programación de cobranza
- Cada lunes, Crédito y Cobranza genera en SION la lista de clientes con vencimientos semanales.
- Se asignan responsables de seguimiento por zona o cliente.
5.2 Contacto con clientes
- Se contacta al cliente vía correo, llamada o visita para confirmar fecha y monto de pago.
- La evidencia del contacto se registra en el historial de SION.
5.3 Recepción de pago
- Tesorería verifica que el depósito, transferencia o cheque haya sido recibido correctamente.
- Se adjunta el comprobante escaneado al folio del cliente en SION.
5.4 Registro del pago
- Crédito y Cobranza aplica el pago en SION contra la factura correspondiente.
- Si es pago parcial, se actualiza el saldo pendiente y se programa el siguiente vencimiento.
5.5 Seguimiento a saldos vencidos
- Los clientes con saldo vencido mayor a 30 días se incluyen en la alerta de morosidad de SION.
- Se generan reportes automáticos y se escalan a la Dirección Administrativa cuando la mora supera los 60 días.
5.6 Conciliación mensual
- Contabilidad y Tesorería verifican que los pagos registrados coincidan con los depósitos bancarios.
- Se emite un reporte de conciliación y se resguarda en We-Keep.
6.0 REGISTROS Y EVIDENCIAS
| Registro | Medio | Responsable | Conservación |
|---|---|---|---|
| Lista semanal de cobranza | SION | Crédito y Cobranza | 1 año |
| Evidencia de contacto con cliente | SION / PDF | Crédito y Cobranza | 1 año |
| Comprobantes de pago | SION / Tesorería | Tesorería | 5 años |
| Reporte de conciliación mensual | We-Keep | Contabilidad | 2 años |
| Alertas de morosidad | SION | Crédito y Cobranza | Vigencia del crédito |
7.0 INDICADORES
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Eficiencia de cobranza mensual | (Monto cobrado / Monto facturado) × 100 | ≥ 95% |
| Días promedio de cobranza | (Total días de atraso / Total facturas) | ≤ 30 días |
| Cartera vencida >60 días | (Monto vencido / Total cartera) × 100 | ≤ 3% |
8.0 ANEXOS
- Formato “Plan Semanal de Cobranza” (SION)
- Plantilla de correo de recordatorio de pago
- Reporte de conciliación mensual
9.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
- ISO 9001:2015 Cláusulas 8.6 y 9.1
- ISO 37001:2016 (Gestión Anticorrupción)
- Código Fiscal de la Federación (Art. 29 y 29-A)
- Política de Crédito y Cobranza – Pinturas Nervión
