1. Objetivo

Establecer cómo se planifican, evalúan, aprueban, implementan y verifican los cambios del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para asegurar que se mantenga su integridad y desempeño.

2. Alcance

Todos los cambios que afecten procesos, personas, tecnología, documentación, infraestructura, proveedores, indicadores o cumplimiento normativo del SGC (ISO 9001:2015).

3. Referencias

• ISO 9001:2015, 6.3 Planificación de los cambios, 4.4, 5.1, 7.5, 8.5.6, 9.1, 9.2, 9.3, 10.2, 10.3.
• MPC-DIR-00X (Revisión por la Dirección).
• Normativa interna de control documental (DOC-SGC-001).
  
  

4. Definiciones

• Cambio del SGC: Modificación planificada que afecta la operación o control de uno o más procesos del SGC.
• Dueño de Proceso: Responsable de asegurar que su proceso cumple con el SGC y con los cambios aprobados.
  
  

5. Responsabilidades (RACI)

• Director(a) General: Aprueba cambios “Alta criticidad” y estratégicos. (A)
• Dirección de Calidad/Control Interno: Administra el procedimiento, valida impacto/riesgo, controla evidencia y documentos. (R)
• Dueños de Proceso: Proponen, detallan y ejecutan cambios; actualizan indicadores y riesgos. (R)
• TI (SIÓN / SIÓN Móvil / Intranet / We-Keep): Implementa cambios en sistemas, permisos, flujos y reportes. (C/R según el caso)
• RH: Capacitación/competencia y comunicación interna en We-Keep. (C)
• Compras/Legal: Impactos contractuales o de proveedores. (C)
• Toda persona impactada: Cumplimiento del cambio. (I)
  
  

6. Política

Todo cambio del SGC debe:

estar justificado, 2) evaluado en impacto, riesgo y recursos, 3) aprobado por el nivel correspondiente, 4) planificado con responsables/fechas, 5) documentado en We-Keep/SIÓN, 6) comunicado y capacitado antes de su entrada en vigor, 7) verificado post-implementación.

7. Desarrollo del Proceso

7.1 Solicitud del cambio

• El dueño de proceso crea Solicitud de Cambio F-PC-6.3-01 en We-Keep → Grupo ISO 9001:2015→ Cambios, con:
  motivo, alcance, procesos afectados, riesgos, controles, recursos, responsables, plan y fecha objetivo.
• Si aplica a SIÓN/CRM/Intranet, anexar requerimiento a TI en We-Keep (mismo hilo).
  
  

7.2 Evaluación de impacto y riesgo

• Calidad valida con el dueño de proceso usando Matriz IRAC F-PC-6.3-02 (Impacto x Probabilidad).
• Clasificación de criticidad:
• Alta: IRAC ≥ 12 o afecta requisitos legales/clientes clave/múltiples procesos.
• Media: 6–11.
• Baja: ≤ 5.
  
  

7.3 Aprobaciones

• Baja/Media: Aprobación por Dueño de Proceso + Calidad.
• Alta: Aprobación por Dirección General (y, si aplica, en Revisión por la Dirección extraordinaria MPC-DIR-00X).
• La aprobación se asienta con comentario y ✅ en We-Keep en el hilo del cambio.

7.4 Plan de implementación

• Elaborar Plan F-PC-6.3-03 con: tareas, responsables (RACI), recursos, ventanas de cambio, respaldo/rollback, pruebas, KPIs, evidencias requeridas y fecha de entrada en vigor.
• TI configura flujos, permisos, formularios, reportes y trazabilidad en SIÓN/We-Keep/Intranet.
  
  

7.5 Comunicación y competencia

• RH/Calidad emiten comunicado en We-Keep (grupo del proceso impactado), con: qué cambia, por qué, cuándo, cómo afecta, a quién acudir.
• Si aplica, micro-capacitaciones (video corto) y lista de asistencia digital en We-Keep.
  
  

7.6 Actualización documental

• Calidad actualiza o controla: Procedimientos, Instructivos, Formatos, Mapas de Proceso, Riesgos, Indicadores, versiones y obsoletos en Intranet/We-Keep.
• Vincular el ID del cambio en el pie de control documental (ej. “Derivado de PRO-PC-6.3-C-2025-014”).
  
  

7.7 Ejecución y verificación

• Ejecutar según plan y registrar evidencias en We-Keep (fotos, capturas SIÓN, actas de prueba, checklist F-PC-6.3-04).
• Verificación: a 15–30 días, Calidad revisa KPIs, no conformidades, retroalimentación y cierre en hilo We-Keep.
• Si el cambio no logra el resultado, activar rollback o AC/AP (PRO-NC-10.2).
  
  

8. Criterios y herramientas de planeación

• Checklist mínimo de planeación (F-PC-6.3-04):
• Objetivo claro del cambio.
• Procesos/personas/sistemas afectados identificados.
• Análisis de riesgos (IRAC) y controles definidos.
• Recursos/tiempos/ventanas/rollback.
• Pruebas y aceptación (quién/firma digital).
• Comunicación interna en We-Keep.
• Documentación actualizada (códigos/versión).
• KPIs de resultado y de estabilidad.
• KPIs sugeridos:
• % cambios con plan completo antes de ejecutar (meta ≥ 95%).
• % cambios implementados sin incidentes críticos (≥ 98%).
• Cumplimiento de fecha comprometida (≥ 90%).
• Tiempo medio de estabilización post-cambio (TME ≤ 30 días).
• % documentos actualizados antes de la entrada en vigor (100%).
  
  

9. Registros y evidencias (We-Keep / SIÓN)

• F-PC-6.3-01 Solicitud de cambio SION
• F-PC-6.3-02 Matriz RACI.
• F-PC-6.3-03 Plan de implementación.
• F-PC-6.3-04 Checklist de planeación y verificación.
• Capturas de configuración en SIÓN / evidencias de pruebas / comunicados / listas de capacitación.
• Conservación: ≥ 3 años (o lo que establezca el control documental).
  
  

10. Riesgos y controles típicos

• Riesgo: Interrupción de operación → Control: ventana de cambio + rollback probado.
• Riesgo: Documentos no actualizados → Control: “no go” hasta control documental concluido.
• Riesgo: Usuarios sin competencia → Control: micro-cap y confirmación de lectura We-Keep.
• Riesgo: KPI cae tras el cambio → Control: monitoreo 30 días + plan de estabilización.
  
  

11. Anexos / Formatos

• F-PC-6.3-01 / 02 / 03 / 04 (plantillas en Intranet → SGC → Formatos).
• Glosario y mapa de procesos vigente.