HISTORIETA

 1. Objetivo

Establecer los *lineamientos obligatorios* para la planeación, ejecución, documentación y seguimiento de todas las juntas y reuniones de Pinturas Nervión (ordinarias, extraordinarias, técnicas, de seguridad, comités, etc.), asegurando:

1. Trazabilidad digital completa: Integración de la información en el ERP SIÓN, la plataforma We-Keep y el asistente corporativo NevIA.
2. Cumplimiento Normativo: Satisfacción de los requisitos de ISO 9001 (Cláusula 9.3 Revisión por la Dirección, 7.4 Comunicación) y ISO 45001 (Cláusula 5.4 Consulta y Participación, 7.4 Comunicación, 9.1 Seguimiento).
3. Transparencia y Acción: Registro oficial y seguimiento efectivo de decisiones, acuerdos, acciones y compromisos.

2. Alcance

Este protocolo es de aplicación obligatoria para *todo el personal* y aplica a:

• Todas las áreas, departamentos y niveles jerárquicos de Pinturas Nervión (Dirección, Operaciones, Comercial, Ingeniería, RRHH, Comités, Proyectos, Tiendas, etc.).
• Cualquier modalidad de reunión: *presencial, híbrida o virtual*.

3. Definiciones Clave

• Minuta/Acta | Documento oficial generado por NevIA que resume acuerdos, responsables y fechas de compromiso.
• NevIA | Asistente digital corporativo (IA) para la gestión integral de juntas: convocatoria, agenda, transcripción, asignación de acuerdos y generación de la Minuta.
• We-Keep | Plataforma oficial para la publicación, resguardo de evidencias y control de versiones de documentos corporativos (Minutas y Protocolos).
• Acción (ACR/APR) | Compromiso derivado de un acuerdo que requiere seguimiento y cuya evidencia de cumplimiento debe ser resguardada.
• Convocante | Rol responsable de liderar la reunión, definir el objetivo, elaborar la agenda final y validar la Minuta.

4. Responsabilidades

• Convocante | Definir objetivo, preparar agenda, convocar vía NevIA, moderar la reunión y aprobar la Minuta final.
• Participantes | Confirmar asistencia, revisar la agenda previamente, participar activamente en la reunión y cumplir los acuerdos en tiempo y forma.
• NevIA | Convocar, gestionar y confirmar asistencia, transcribir/resumir la sesión, asignar acuerdos y *generar la Minuta Oficial en PDF*. Publicacion de la transcripcion, el resumen y el video de la sesión en We-keep, en el grupo que se le indico 
• We-Keep | Resguardar la Minuta aprobada y servir como repositorio de las evidencias de cumplimiento de los acuerdos.
• Control Interno / Calidad | Auditar el cumplimiento* de este protocolo, mantener los Indicadores Clave (KPIs) de efectividad de juntas y participar en la revisión anual. |

5. Procedimiento Detallado

5.1. Planeación y Convocatoria (Énfasis en la Preparación)

El proceso debe iniciarse con la solicitud del Convocante a NevIA para crear la reunión.

1. Solicitud: El Convocante define el tema, objetivo, fecha, hora, duración, modalidad y participantes.
2. Preparación de Agenda: NevIA envía la convocatoria digital preliminar que incluye:
3. Orden del día detallado.
4. Documentos de soporte obligatorios (Reportes SIÓN, Presentaciones, Indicadores, Hallazgos de auditoría, etc.).
5. Lista de invitados (puesto y nombre).
6. Anticipación de la Convocatoria (Publicación en We-Keep / Agenda Corporativa):
7. 48 horas* de anticipación: Juntas internas ordinarias.
8. 72 horas* de anticipación: Juntas con el Consejo o el Comité de Calidad.
9. En juntas imprevistas pero que se quiera resguardar las evidencias, solicitarla a NevIA con 2 horas de anticipacion.

Nota: En reuniones urgentes, el Convocante debe indicar y justificar el **Motivo de la Urgencia.

5.2. Durante la Reunión (Enfoque en la Efectividad)

1. Inicio y Asistencia:* NevIA registra automáticamente la asistencia (vía QR para presenciales, enlace para virtuales). El Convocante presenta el objetivo y la agenda.
2. Desarrollo:* NevIA graba y transcribe la sesión en tiempo real.
3. Conclusión de Puntos:* Cada punto tratado en la agenda debe concluir formalmente con la asignación de tres elementos clave:
4.   Acuerdo Concreto (¿Qué se hará?).
5.   Responsable Designado (Puesto y nombre de quién lo hará).
6.   Fecha Límite (¿Para cuándo?).
7. Gestión de Tiempo: NevIA emite alertas para asegurar el respeto a los tiempos definidos en la agenda.

5.3. Cierre y Documentación

1. Revisión Preliminar: Antes de finalizar, el Convocante debe revisar verbalmente el resumen preliminar de acuerdos generado por NevIA con todos los participantes.
2. Generación de Minuta Oficial: NevIA genera la Minuta en PDF con los siguientes apartados:
3. Encabezado (Datos de la reunión).
4. Lista de Asistencia (con firmas digitales).
5. Desarrollo resumido y *Acuerdos, Responsables y Fechas Límite*.
6. Acciones Correctivas / Preventivas identificadas.
7. Indicadores a seguir.
8. Aprobación: La Minuta se envía a los participantes para observaciones en un plazo máximo de 24 horas.
9. Publicación Final: La Minuta aprobada por el Convocante se publica de forma obligatoria en We-Keep → Carpeta Minutas, con control de versión y fecha de publicación.

5.4. Seguimiento Post-Reunión

1. Recordatorios: NevIA programa automáticamente los acuerdos en el Project Manager de Nervión App y envía notificaciones automáticas (recordatorios) a los responsables antes de la fecha límite.
2. Cierre de Acuerdos: Los responsables deben cargar la evidencia de cumplimiento del acuerdo en We-Keep.
3. Validación y Cierre: El Convocante (líder de la reunión) valida la evidencia y cierra el acuerdo en el Project Manager.
4. Auditoría: Control Interno / Calidad realiza una revisión trimestral del cumplimiento y la efectividad de las reuniones (KPIs).

6. Control de la Documentación

1. Nomenclatura: Las Minutas se almacenarán en We-Keep bajo el formato estandarizado:  AÑO_MES_DÍA_Área_Tema_Junta.pdf (Ej: 2025_09_15_Comercial_RevisionMetas_Junta.pdf).
2. Control de Versiones:* Solo Control Interno está autorizado para gestionar correcciones posteriores, asegurando que la Minuta conserve siempre su *control de versiones* en We-Keep.

7. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

• % de cumplimiento de acuerdos: Porcentaje de acciones cerradas en o antes de la fecha límite.
• % de puntualidad en convocatoria: Reuniones convocadas con la anticipación mínima requerida (48/72 horas).
• % de publicación de Minuta: Reuniones con Minuta final publicada en We-Keep en un plazo $\le$ 24 horas.
• Participación: Porcentaje de invitados que asisten a la reunión.
• Eficiencia de Tiempo: Tiempo promedio de duración real vs. duración planificada.

8. Revisión y Mejora Continua

• Este protocolo será revisado y, si es necesario, actualizado *anualmente* en el marco de la *Revisión por la Dirección* (ISO 9001, Cláusula 9.3) para asegurar su continua pertinencia y efectividad.