PRO-RIND-0.0 | Fecha de actualización: 13-Julio-2021 | Fecha de Revisión: 16-Julio-2021

REVISION DE INDICADORES

1. Objetivo

Garantizar que los indicadores definidos para cada proceso sean revisados periódicamente, analizados y gestionados adecuadamente, con acciones correctivas o preventivas cuando haya incumplimientos, para asegurar el alineamiento con los objetivos estratégicos y la mejora continua.

2. Alcance

Aplica para todos los procesos y áreas que cuentan con indicadores, que reportan resultados en el ERP SION 2.0 y publican evidencias en We-Keep, así como para las reuniones periódicas de análisis (mensuales, trimestrales y Revisión por la Dirección).

3. Definiciones (resumidas)

  • Indicador: Medida cuantitativa o cualitativa del desempeño de un proceso.
  • Meta: Valor establecido como objetivo.
  • Desviación: Diferencia entre el valor real y la meta.
  • Causa raíz: Origen del incumplimiento identificado mediante análisis estructurado.
  • Acción correctiva / preventiva: Medidas para eliminar la causa del incumplimiento o prevenir su recurrencia.
  • Tendencia: Comportamiento del indicador a lo largo del tiempo.

6. Criterios de frecuencia y umbrales de alerta


  • Captura de datos: mensual (a más tardar día 10 hábil).
  • Reuniones de análisis: mensual o trimestral según naturaleza del indicador.
  • Revisión por la Dirección: una vez al año.
  • Umbrales de alerta:
  • Desviación leve: hasta ±5 %
  • Desviación moderada: entre ±5 % y ±15 %
  • Desviación crítica: > ±15 %

Cuando se detecta desviación moderada o crítica, se exige análisis de causa raíz y plan de acción.

7. Manejo de reincidencias

  • Si un indicador preocupa por reincidir en incumplimiento tras la acción correctiva, se escalona al Comité de Calidad y Dirección.
  • Se revisa la pertinencia del indicador, su meta, la asunción de causas o incluso su rediseño.
  • Se puede establecer un plan estratégico con plazos mayores y responsables de alto nivel.

8. Registros / documentos / evidencias

  • Formato “Análisis de Causa Raíz”.
  • Formato “Plan de Cumplimiento de Objetivos”.
  • Minutas de reuniones.
  • Publicaciones en We-Keep de resultados mensuales.
  • Exportaciones gráficas o tableros del ERP SION 2.0.
  • Registro de cierre de acciones.
  • Control de versión del procedimiento.

9. Indicadores de eficacia del procedimiento

  • % de áreas que entregan resultados en tiempo (antes del día 10).
  • % de acciones correctivas cerradas dentro del plazo.
  • Reducción anual de desviaciones no justificadas.
  • Cumplimiento del calendario anual de revisión de indicadores.
  • Satisfacción de la dirección con los resultados presentados en Revisión por la Dirección.

10. Control de versiones

  • Cada versión del procedimiento deberá registrar fecha de emisión, fecha de revisión, responsables, cambios introducidos.
  • El procedimiento vigente se revisará al menos cada año o cuando haya cambios significativos en la estructura o herramienta.

Tabla 4. Responsabilidades en la Revisión de Indicadores

Cargo / Área Responsabilidad principal
Dirección General Aprobar indicadores estratégicos; revisar resultados consolidados; definir ajustes y prioridades.
Comité de Calidad Analizar tendencias trimestrales; validar desviaciones; proponer acciones correctivas/preventivas.
Coordinación de Calidad / Planeación Consolidar datos de SIÓN 2.0; preparar gráficas y reportes; coordinar convocatorias y seguimiento.
Jefes de Área / Responsables de Proceso Capturar y actualizar indicadores en SIÓN 2.0; analizar resultados; proponer y ejecutar acciones.
NevIA (asistente digital) Enviar convocatorias y recordatorios; generar minutas y acuerdos; distribuir resúmenes.
Todo el personal Proveer datos veraces y oportunos; mantener trazabilidad de evidencias en We-Keep y SIÓN 2.0.

Tabla 5. Procedimiento Paso a Paso para la Revisión de Indicadores

Paso Actividad Responsable Resultado / Evidencia
1 Definir/actualizar KPIs, fórmulas, metas y frecuencia. Dirección + Responsables de Proceso Matriz de indicadores aprobada.
2 Registrar indicadores en ERP SIÓN 2.0 (nombre, fórmula, meta, responsable, periodicidad). Jefes de Área Fichas de indicador en SIÓN 2.0.
3 Capturar datos periódicos antes del día 10 hábil. Responsables de Proceso Valores mensuales ingresados en SIÓN 2.0.
4 Consolidar resultados y generar gráficas/tendencias. Coordinación de Calidad / Planeación Reporte consolidado exportado.
5 Publicar resultados y análisis en We-Keep (grupo del área). Jefes de Área / Coordinación Post con gráficas, comentarios y adjuntos.
6 Convocar a reunión (mensual/trimestral) con agenda. NevIA / Coordinación Invitaciones y orden del día enviados.
7 Revisar resultados, detectar desviaciones y discutir causas. Comité + Responsables Minuta de reunión con acuerdos.
8 Elaborar análisis de causa raíz (cuando aplique). Responsables de Proceso Formato de Análisis de Causa completado.
9 Planificar acciones correctivas/preventivas con plazos y responsables. Responsables + Coordinación Plan de Cumplimiento de Objetivos registrado.
10 Dar seguimiento y actualizar estatus de acciones. Coordinación / Responsables Evidencias en SIÓN 2.0 y We-Keep.
11 Verificar eficacia y cerrar acciones. Comité / Coordinación Registro de cierre y lecciones aprendidas.
12 Escalar a Dirección si hay reincidencia o criticidad. Comité / Dirección Plan estratégico de ajuste aprobado.