MPC-COM-TIE-002 — Control de Inventarios y Reposición de Productos

1.0 Objetivo

Garantizar la disponibilidad y rotación adecuada de productos en las tiendas propias de Pinturas Nervión, mediante el control sistemático de inventarios, registro digital de movimientos y reposición oportuna desde el almacén central.

2.0 Alcance

Aplica a todas las tiendas propias y al almacén central, desde la recepción de productos hasta el registro de existencias, reposición y ajuste por mermas o devoluciones.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Encargado de tienda Supervisar existencias, solicitar reposición y registrar movimientos.
Asesor de ventas Reportar productos faltantes o con baja rotación.
Auxiliar de almacén de tienda Verificar recepción física de productos y realizar conteos parciales.
Área de Logística Central Programar reposición y coordinar embarques a tiendas.
Dirección Comercial Monitorear indicadores de rotación e inventarios.

4.0 Políticas

1. Control digital:

  • Todo movimiento de entrada, salida, traspaso o devolución se registra en SIÓN Móvil → Módulo Inventarios Tienda.
  • La evidencia fotográfica de recepción o anomalías se carga en We-Keep → Grupo “Tienda [Nombre] / Inventarios”.

2. Método de rotación:

  • Se aplicará PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir).
  • Ningún producto puede venderse si su fecha de caducidad es menor a 6 meses, salvo autorización de Ingeniería.

3. Frecuencia de conteos:

  • Conteo rápido: diario al cierre (productos críticos).
  • Conteo parcial: semanal (por familias de productos).
  • Inventario general: mensual con validación cruzada con el sistema ERP.

4. Reposición automática:

  • Se genera solicitud cuando el nivel llega al mínimo establecido en SIÓN.
  • Los pedidos automáticos deben ser aprobados por el Encargado de Tienda.

5. Discrepancias:

  • Las diferencias entre inventario físico y sistema mayores al 2% se reportan a Dirección Comercial.

6. Mermas y devoluciones:

  • Deben documentarse con evidencia fotográfica, formato digital de We-Keep y aprobación del Director Comercial.

5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Recepción de producto Se verifica cantidad, lote, etiqueta y estado físico. Auxiliar de almacén We-Keep / SIÓN
2. Registro de entrada Se ingresa al sistema con folio de remisión y código SKU. Encargado de tienda SIÓN Móvil
3. Revisión diaria de existencias Se valida disponibilidad y caducidades. Asesor / Encargado SIÓN / We-Keep
4. Solicitud de reposición Se genera cuando el nivel llega al mínimo o se detecta faltante. Encargado de tienda SIÓN → Pedido de reposición
5. Validación de logística central Logística confirma inventario disponible y programa embarque. Logística central ERP / SIÓN
6. Actualización del sistema Se ajustan entradas y salidas con folios verificados. Encargado SIÓN / We-Keep
7. Reporte mensual consolidado Se generan reportes de rotación y productos lentos. Dirección Comercial We-Keep / Dashboard SION

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Cumplimiento de niveles mínimos Días sin faltantes / Total días × 100 ≥ 95 %
Exactitud de inventario físico vs sistema Diferencia registrada / Inventario total × 100 ≤ 2 %
Tiempo de reposición promedio Σ (días solicitud–recepción) / n ≤ 5 días
Productos próximos a caducar Unidades con caducidad <6m / Total unidades ≤ 1 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Reportes de inventario SIÓN Móvil / We-Keep Encargado 2 años
Solicitudes de reposición SIÓN / ERP Encargado / Logística 2 años
Evidencias fotográficas We-Keep Encargado / Logística 2 años
Reportes de rotación ERP / We-Keep Dirección Comercial 3 años

8.0 Vinculación con otros documentos

  • MPC-COM-TIE-001: Atención al Cliente y Proceso de Venta en Mostrador
  • MPC-COM-TIE-005: Devoluciones y Cambios
  • MPC-PRO-ALM-001: Recepción y Control de Almacén Central
  • MPC-SGC-DOC-001: Control de Información Documentada