MPC-COM-TIE-004 — Control de Efectivo, Tarjetas y Créditos
1.0 Objetivo
Establecer los lineamientos para el
manejo seguro, controlado y documentado de los ingresos por ventas realizadas en las tiendas propias de Pinturas Nervión, garantizando la correcta conciliación de efectivo, tarjetas y créditos autorizados dentro del sistema SIÓN Móvil.
2.0 Alcance
Aplica a todas las
tiendas propias y al personal responsable del manejo de caja, arqueos, cortes de terminal y control de créditos, con integración digital en
SIÓN Móvil,
We-Keep y
CRM Nervión (solo para consolidación comercial).
3.0 Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Encargado de Tienda | Controlar caja, realizar arqueos y reportes diarios con evidencias. |
| Asesores de Ventas | Registrar ventas en SIÓN Móvil y emitir comprobante correspondiente. |
| Cajero o Auxiliar Administrativo | Operar terminal, validar depósitos y resguardar comprobantes. |
| Dirección Comercial / Administración | Revisar conciliaciones, aprobar créditos y supervisar cumplimiento del proceso. |
4.0 Políticas
1. Registro digital obligatorio:
- Todas las operaciones deben registrarse en SIÓN Móvil → Módulo Ventas Tienda.
- Queda prohibido el registro manual o fuera del sistema.
2. Control de efectivo:
- Se realiza arqueo dos veces al día (a medio turno y al cierre).
- El efectivo se resguarda en sobre sellado identificado con folio We-Keep.
- Diferencias deben reportarse mediante el Formato “Diferencia de Caja” en We-Keep.
3. Pagos con tarjeta:
- Solo mediante terminales bancarias autorizadas.
- El ticket de la terminal debe coincidir con la venta en SIÓN Móvil.
- Se sube copia digital del corte de terminal a We-Keep al cierre diario.
4. Ventas a crédito:
- Solo se autorizan con aprobación de Dirección Comercial.
- El registro del cliente, condiciones, plazo y monto se realiza en SIÓN Móvil → Módulo Crédito Tienda.
- El formato de crédito firmado se adjunta a We-Keep antes de entregar el producto.
- CRM Nervión recibe solo la información consolidada semanalmente desde SIÓN.
5. Evidencias:
- Cada cierre diario debe incluir en We-Keep → Carpeta “Cierres Diarios [Tienda]”:
- Foto del arqueo cerrado
- Ticket de terminal
- Comprobante de depósito o sobre sellado
- Formato de crédito firmado (si aplica)
5.0 Procedimiento
| Etapa | Descripción | Responsable | Herramienta / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Registro de venta | Se ingresa la venta en SIÓN Móvil con forma de pago. | Asesor | SIÓN Móvil |
| 2. Cobro en efectivo o tarjeta | Se recibe pago y se emite ticket o factura. | Cajero / Asesor | SIÓN / Terminal bancaria |
| 3. Venta a crédito | Se registra en SIÓN Móvil, se genera número de autorización y se adjunta formato firmado en We-Keep. | Encargado / Dirección Comercial | SIÓN / We-Keep |
| 4. Arqueo intermedio (medio turno) | Se realiza conteo de efectivo y conciliación parcial. | Encargado | SIÓN / We-Keep |
| 5. Arqueo final y cierre de caja | Se cuenta efectivo y tarjeta, se genera corte final en SIÓN, y se guarda en sobre sellado. | Encargado / Cajero | SIÓN / We-Keep |
| 6. Entrega de efectivo o depósito | Se deposita o entrega sobre a resguardo autorizado. | Encargado | Banco / We-Keep |
| 7. Reporte y evidencias del día | Se cargan tickets, arqueos y fotos en We-Keep. | Encargado / Dirección Comercial | We-Keep |
6.0 Indicadores de desempeño
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Diferencias en arqueos | Días con diferencias / Total días × 100 | ≤ 1 % |
| Conciliación de terminal | Ventas coincidentes / Total tickets × 100 | 100 % |
| Créditos autorizados correctamente | Créditos con formato firmado / Total créditos × 100 | 100 % |
| Evidencias completas | Reportes con comprobantes / Total reportes × 100 | 100 % |
7.0 Registros y Controles Documentales
| Tipo de registro | Medio | Responsable | Tiempo de conservación |
|---|---|---|---|
| Arqueos diarios | We-Keep | Encargado | 2 años |
| Tickets y facturas | SIÓN Móvil | Asesor / Cajero | 2 años |
| Cortes de terminal | We-Keep / Terminal | Encargado | 1 año |
| Formatos de crédito | We-Keep / SIÓN | Dirección Comercial | 3 años |
| Reportes consolidados | We-Keep / ERP | Dirección Comercial | 3 años |
8.0 Vinculación con otros documentos
- MPC-COM-TIE-001: Atención al Cliente y Proceso de Venta en Mostrador
- MPC-COM-TIE-004: Control de Efectivo, Tarjetas y Créditos
- MPC-SGC-DOC-001: Control de Información Documentada
- MPC-SGC-SEG-001: Seguridad e Integridad en Centros de Trabajo
