MPC-COM-MEX-003 — Gestión de Pedidos Confirmados y Coordinación con Producción
1.0 Objetivo
Asegurar el
registro, validación, programación y seguimiento de los pedidos confirmados por los clientes atendidos directamente desde la fábrica, garantizando la trazabilidad completa desde la confirmación hasta la entrega, con integración entre
CRM Nervión,
SIÓN 2.0,
We-Keep,
Producción y
Logística.
2.0 Alcance
Aplica a todos los
pedidos directos confirmados en México por el área de Ventas.
Inicia con la
confirmación digital del cliente (correo o firma electrónica We-Keep) y concluye con la
entrega documentada y cierre del pedido en CRM.
3.0 Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Ejecutivo de Ventas México | Registrar el pedido confirmado en SIÓN 2.0 y dar seguimiento a todo el ciclo. |
| Secretaria de Ventas | Apoyar con carga de pedidos, documentación y verificación de datos. |
| Planeación / Ingeniería | Validar disponibilidad de materias primas y capacidad productiva.ca. |
| Producción | Programar y fabricar el lote conforme a las especificaciones del pedido. |
| Control de Calidad (CC) | Liberar el lote terminado antes del embarque. |
| Logística | Coordinar el embarque y confirmar la entrega con evidencia fotográfica. |
| Director Comercial | Supervisar el cumplimiento de tiempos y satisfacción del cliente. |
4.0 Políticas
1. Confirmación digital:
- Todo pedido debe contar con confirmación por correo o firma digital en We-Keep → Carpeta “Pedidos Confirmados”.
- Pedidos sin confirmación no se procesan.
2. Registro único:
- Cada pedido debe contar con folio CRM y número de Orden de Venta SIÓN 2.0.
- No se permiten duplicidades ni registros manuales fuera del sistema.
3. Disponibilidad de materiales:
- Planeación valida existencias de materia prima antes de liberar la orden.
- En caso de faltante, el pedido pasa a estatus “Pendiente por MP”.
4. Prioridades:
- Los pedidos se clasifican:
- Normal: dentro del calendario regular.
- Express: urgentes, requieren aprobación del Director Comercial.
5. Evidencia obligatoria:
- Toda entrega debe incluir fotografía, sello de conformidad y evidencia de lote, registrada en We-Keep → Bitácora Ventas México.
6. Comunicación digital:
- Ventas, Producción y Logística mantienen trazabilidad diaria mediante We-Keep → Flujo “Pedidos en Proceso”.
5.0 Procedimiento
| Etapa | Descripción | Responsable | Herramienta / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Confirmación del pedido | Cliente confirma la cotización mediante correo o firma digital. | Cliente / Ventas | We-Keep → Pedidos Confirmados |
| 2. Registro en sistema | Se genera Orden de Venta en SIÓN 2.0 con datos de cliente, producto, cantidad, lote y condiciones. | Secretaria / Ventas | SIÓN 2.0 |
| 3. Validación técnica | Ingeniería revisa compatibilidad del sistema y disponibilidad de MP. | Ingeniería | We-Keep / SIÓN |
| 4. Programación de producción | Planeación define fecha de fabricación y comunica a Ventas y Producción. | Planeación | SIÓN 2.0 → Agenda Producción |
| 5. Fabricación del lote | Producción ejecuta el pedido conforme a la ficha técnica. | Producción | Orden de Producción (SIÓN) |
| 6. Seguimiento | CC realiza ensayos y emite liberación digital. | Control de Calidad | We-Keep → Certificados de Calidad |
| 7. Preparación y entrega | Logística embala, coordina embarque y documenta evidencia fotográfica. | Logística | We-Keep → Evidencias de Entrega |
| 8. Cierre sin compra | Ventas confirma la entrega con el cliente y cierra la oportunidad en CRM. | Ventas México | CRM Nervión |
6.0 Indicadores
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Pedidos registrados correctamente | Pedidos con folio CRM y SIÓN / Total de pedidos | 100 % |
| Cumplimiento de fecha de entrega | Pedidos entregados en plazo / Total de pedidos | ≥ 95 % |
| Pedidos con evidencia digital completa | Pedidos con foto y sello / Total entregados | 100 % |
| Satisfacción del cliente (postventa) | Encuestas positivas / Total encuestadas | ≥ 90 % |
7.0 Registros y Controles Documentales
| Tipo de registro | Medio | Responsable | Tiempo de conservación |
|---|---|---|---|
| Confirmación de pedido | We-Keep | Ventas México | 3 años |
| Orden de Venta | SIÓN | Secretaria de Ventas | 5 años |
| Certificados de Calidad | We-Keep / CC | Control de Calidad | 5 años |
| Evidencias de entrega | We-Keep | Logística | 5 años |
| Reportes de seguimiento | CRM Nervión | Director Comercial | 2 años |
8.0 Vinculación con otros documentos
- MPC-COM-MEX-001: Proceso de Venta Directa de Fábrica
- MPC-COM-MEX-002: Elaboración y Seguimiento de Cotizaciones
- MPC-PRO-PLN-001: Planeación y Control de la Producción
- MPC-PRO-CC-001: Control de Calidad en Proceso
- MPC-COM-MEX-005: Control de Evidencias y Comunicación Digital con Clientes
