MPC-COM-MEX-002 — Elaboración y Seguimiento de Cotizaciones

1.0 Objetivo

Estandarizar el proceso de elaboración, validación, envío y seguimiento de cotizaciones provenientes de solicitudes filtradas por el CRM Nervión, garantizando tiempos de respuesta rápidos, información técnica correcta y trazabilidad digital hasta su conversión en pedido.

2.0 Alcance

Aplica a todas las cotizaciones de ventas directas desde fábrica generadas por el equipo de Ventas México, sin incluir distribuidores ni tiendas.
Inicia desde la asignación de solicitud por Servicio al Cliente hasta el registro del estatus final en CRM.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Ejecutivo de Ventas México Recibir solicitudes, validar requerimientos, elaborar cotización, enviarla y dar seguimiento.
Secretaria de Ventas Apoyar en la captura, emisión y envío de cotizaciones estándar.
Director Comercial Revisar márgenes, condiciones especiales, descuentos o tiempos fuera de política.
Ingeniería y Diseño Validar compatibilidad técnica, rendimiento, color, sistema de aplicación y tiempos de entrega.
Servicio al Cliente Monitorear que toda cotización tenga seguimiento y registro actualizado en CRM.

4.0 Políticas

1. Trazabilidad digital:

  • Todas las cotizaciones se generan, envían y registran en CRM Nervión → Módulo Cotizaciones México.
  • No se permiten cotizaciones fuera del sistema ni por correo sin folio.

2. Contenido mínimo:

  • Debe incluir:
  • Nombre del cliente, contacto y RFC.
  • Código y descripción del producto.
  • Presentación, color, unidad y cantidad.
  • Precio unitario, subtotal, IVA y total.
  • Condiciones de pago y entrega.
  • Vigencia (30 días naturales).
  • Nombre del vendedor y folio de oportunidad CRM.

3. Aprobaciones:

  • Descuentos > 10 % o márgenes < mínimo requieren autorización del Director Comercial.
  • Tiempos de entrega fuera de estándar deben ser confirmados por Planeación.

4. Plazos de respuesta:

  • Cotización estándar ≤ 8 horas hábiles.
  • Cotización con validación técnica ≤ 24 horas.

5. Seguimiento:

  • CRM Nervión genera alerta automática a las 48 h sin respuesta del cliente.
  • Si no se recibe retroalimentación en 5 días, la oportunidad se cierra como “No calificada”.

6. Confidencialidad:

  • Queda prohibido reenviar cotizaciones a terceros o modificar precios sin autorización.

5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Recepción de solicitud Servicio al Cliente asigna mensaje filtrado del CRM (WhatsApp, FB, Cosmos, QuimiNet o Web) al vendedor correspondiente. Servicio al Cliente CRM → Bandeja de entrada
2. Validación de requerimiento Se confirma tipo de producto, aplicación, color, volumen y condiciones comerciales. Si aplica, Ingeniería valida aspectos técnicos. Ventas / Ingeniería CRM → Ficha de cliente
3. Elaboración de cotización Se usa plantilla oficial con imagen corporativa Nervión (Word o PDF automático CRM). Se verifican precios vigentes en SIÓN. Ventas México / Secretaria CRM → Cotización
4. Revisión y autorización Cotizaciones fuera de política ( descuentos >10 %, entregas no estándar ) se envían a Director Comercial para firma digital. Ventas / Dirección Comercial We-Keep → Aprobaciones
5. Envío al cliente Se envía PDF por CRM (con seguimiento automático) o correo corporativo indormacion@vervion.com.mx con folio CRM. Ventas México CRM → Historial de contacto
6. Seguimiento CRM emite recordatorios a 48 h y 5 días. El vendedor debe registrar respuesta del cliente. Ventas México CRM → Tareas y Alertas
7. Conversión a pedido Si el cliente acepta, se marca como “Ganada” en CRM y se genera Orden de Venta en SIÓN. Ventas / Secretaria SIÓN → Pedidos
8. Cierre sin compra Si no prospera, se marca “Cerrada no calificada” con motivo (documentado en CRM). Ventas México CRM → Motivos de cierre

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Tiempo promedio de emisión (Σ tiempo entre solicitud y envío) / n° de cotizaciones ≤ 8 h hábiles
Tasa de cierre Cotizaciones ganadas / cotizaciones emitidas × 100 ≥ 35 %
Exactitud de datos comerciales Cotizaciones sin errores / total cotizaciones × 100 ≥ 98 %
Cumplimiento de vigencia Cotizaciones en tiempo / total cotizaciones 100 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Cotización digital CRM Nervión Ejecutivo de Ventas 3 años
Aprobaciones de descuentos SION Director Comercial 5 años
Historial de seguimiento CRM Nervión Servicio al Cliente 2 años
Plantillas vigentes We-Keep → Formatos Comerciales Administración Comercial Vigente + 1 año

8.0 Vinculación con otros documentos

  • MPC-COM-MEX-001: Proceso de Venta Directa de Fábrica.
  • MPC-COM-MEX-003: Gestión de Pedidos Confirmados y Coordinación con Producción.
  • MPC-COM-MEX-005: Control de Evidencias y Comunicación Digital con Clientes.
  • MPC-SGC-DOC-001: Control de Información Documentada (ISO 9001 4.2).