MPC-SGC-006 — Comunicación Interna del Sistema de Gestión de la Calidad
1.0 Objetivo
Establecer los mecanismos y medios de
comunicación interna que garanticen que toda la información relevante del
SGC (políticas, objetivos, auditorías, indicadores, capacitaciones y resultados del comité) sea
difundida, comprendida y retroalimentada en tiempo y forma por todos los colaboradores de Pinturas Nervión.
2.0 Alcance
Aplica a
todas las áreas, niveles jerárquicos y sedes de Pinturas Nervión, incluyendo la planta, oficinas administrativas, tiendas, distribuidores y personal de campo.
3.0 Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Coordinador del SGC | Planificar y mantener el plan de comunicación del sistema. |
| Dirección General | Autorizar la difusión de información estratégica o confidencial. |
| Jefes de Área / Supervisores | Asegurar que la información llegue y sea entendida por su personal. |
| Recursos Humanos | Coordinar capacitaciones y campañas informativas en We-Keep. |
| NevIA (Asistente Digital) | Difundir resúmenes automáticos de minutas, indicadores y recordatorios. |
4.0 Políticas
1. Medios oficiales de comunicación:
Toda comunicación del SGC debe realizarse a través de los siguientes canales institucionales:
- We-Keep: repositorio oficial para políticas, procedimientos y evidencias.
- NevIA: asistente digital integrado a Google Workspace para envío de resúmenes y alertas.
- Correo electrónico corporativo: avisos formales, convocatorias y reportes.
- Pantallas internas y tableros digitales: difusión visual en planta y tiendas.
- Reuniones del Comité SGC: presentación de resultados y avances.
2. Frecuencia de comunicación:
| Tipo de comunicación | Frecuencia | Medio principal |
|---|---|---|
| Resultados de indicadores del SGC | Mensual | We-Keep / NevIA |
| Auditorías internas y acciones correctivas | Trimestral | We-Keep / Comité |
| Revisión por la dirección | Trimestral / Anual | Comité SGC |
| Cambios documentales y políticas nuevas | Cuando ocurran | We-Keep / Email |
| Retroalimentación y sugerencias del personal | Continua | We-Keep / Formulario digital |
| Comunicaciones motivacionales o campañas | Mensual | Pantallas / Email |
3. Claridad y comprensión:
- Los mensajes deben ser claros, breves y específicos, evitando tecnicismos innecesarios.
- Toda comunicación del SGC debe tener emisor, objetivo y evidencia de recepción.
4. Control y evidencia:
- Cada comunicado, minuta o publicación se conserva en We-Keep → “SGC / Comunicaciones”.
- Los acuses de lectura o registros automáticos de NevIA sirven como evidencia documental.
5.0 Procedimiento
| Etapa | Descripción | Responsable | Herramienta / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Planeación anual de comunicación | Se elabora el plan anual con temas, medios y responsables. | Coordinador SGC / RH | We-Keep |
| 2. Elaboración del mensaje o comunicado | Se redacta contenido y se valida con Dirección o Comité. | Coordinador SGC | We-Keep / Email |
| 3. Difusión del mensaje | Se publica en We-Keep, pantallas o correo, y se notifica por NevIA. | Coordinador / RH | We-Keep / NevIA |
| 4. Confirmación de recepción y comprensión | Se obtiene acuse de lectura o retroalimentación. | Supervisor / RH | We-Keep / NevIA |
| 5. Evaluación de eficacia | Se revisa si la información fue entendida (encuesta o sesión). | Coordinador SGC | We-Keep |
| 6. Archivo y control | Se guarda la evidencia en la carpeta de Comunicaciones SGC. | Coordinador SGC | We-Keep |
6.0 Indicadores de desempeño
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Cumplimiento del plan de comunicación | Comunicados emitidos / Comunicados planeados × 100 | 100 % |
| Participación en campañas del SGC | Empleados que participan / Total empleados × 100 | ≥ 90 % |
| Comprensión de mensajes clave | Respuestas correctas / Total encuestas × 100 | ≥ 95 % |
7.0 Registros y Controles Documentales
| Tipo de registro | Medio | Responsable | Tiempo de conservación |
|---|---|---|---|
| Plan anual de comunicación | We-Keep | Coordinador SGC | 2 años |
| Comunicados y minutas | We-Keep / Email | Coordinador | 3 años |
| Acuses de lectura (NevIA) | NevIA / We-Keep | Coordinador | 3 años |
| Encuestas de comprensión | We-Keep / RH | RH / SGC | 2 años |
8.0 Vinculación con otros documentos
- MPC-SGC-001: Revisión por la Dirección y Comité del SGC
- MPC-SGC-002: Acciones Correctivas y de Mejora
- MPC-SGC-005: Control de Documentos e Información
- MPC-RH-CAP-001: Plan de Capacitación Anual
- MPC-SGC-008: Seguimiento de Objetivos de Calidad
