MPC-SGC-005 — Control de Documentos e Información del SGC

1.0 Objetivo

Establecer la metodología para crear, aprobar, distribuir, actualizar y controlar la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Pinturas Nervión, asegurando que todos los documentos sean válidos, accesibles y estén protegidos contra pérdida, uso indebido o alteraciones no autorizadas.

2.0 Alcance

Aplica a toda la información documentada del SGC, en formato físico o digital, generada por cualquier área de Pinturas Nervión: manuales, procedimientos, instructivos, registros, formatos, bitácoras, reportes, políticas y evidencias digitales.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Coordinador del SGC Administrar la información documentada en We-Keep y SIÓN 2.0; verificar versiones vigentes y mantener el registro maestro.
Jefes de Área / Responsables de Proceso Crear y actualizar documentos bajo su control y solicitar su aprobación formal.
Dirección General Autorizar la emisión de nuevos documentos o la modificación de versiones controladas.
Comité del SGC Revisar la eficacia de la gestión documental durante auditorías internas.

4.0 Políticas


Estructura y codificación:

  • Todos los documentos del SGC seguirán el formato MPC-XXX-XXX-XXX, donde:
  • MPC = Manual de Procedimientos Corporativo
  • SGC = Área o sistema
  • XXX = Número consecutivo.
  • Los formatos e instructivos deberán incluir logotipo vigente, título, fecha de emisión, versión y responsable de elaboración.

Control digital:

  • El repositorio oficial de documentación es We-Keep → Carpeta “SGC / Documentos Vigentes”.
  • Solo el Coordinador del SGC puede subir o modificar documentos aprobados.
  • Los documentos obsoletos se trasladan a “SGC / Historial” con marca de agua OBSOLETO.

Aprobación y revisión:

  • La aprobación de documentos se realiza digitalmente en We-Keep → Flujo de Aprobación, con firmas electrónicas de Elaboró, Revisó y Aprobó.
  • Cada documento debe revisarse al menos una vez cada 12 meses.

Distribución y acceso:

  • El acceso a documentos controlados se realiza mediante permisos en We-Keep o directamente desde SIÓN 2.0 → módulo Documentos.
  • No se permite el uso de copias impresas sin sello de control.

Seguridad y respaldo:

  • We-Keep y SIÓN mantienen respaldo automático diario en la nube.
  • Queda prohibido copiar o modificar documentos sin autorización escrita.



5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Elaboración del documento Se redacta el documento conforme al formato estándar del SGC. Responsable del proceso Plantilla ISO / We-Keep
2. Revisión técnica Se revisa el contenido y la coherencia con otros procedimientos. Jefe de Área / Coordinador SGC We-Keep
3. Aprobación y emisión Se aprueba electrónicamente con firmas digitales. Dirección / Coordinador We-Keep
4. Publicación y distribución Se sube el documento a la carpeta “Documentos Vigentes”. Coordinador SGC We-Keep / SIÓN
5. Control de cambios Cada modificación se documenta en el historial con fecha y descripción. Coordinador SGC We-Keep
6. Retiro de documentos obsoletos Se reemplazan las versiones y se archivan como obsoletas. Coordinador / Comité We-Keep
7. Verificación en auditoría interna Se revisa la aplicación de documentos vigentes. Auditor Interno / Comité SGC SIÓN / We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Actualización de documentos vigentes Documentos revisados / Total documentos × 100 100 %
Cumplimiento del flujo de aprobación Documentos aprobados correctamente / Total emitidos × 100 ≥ 98 %
Auditorías sin documentos obsoletos Áreas sin hallazgos / Total áreas × 100 100 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Registro maestro de documentos We-Keep Coordinador SGC Permanente
Historial de cambios We-Keep Coordinador 3 años
Flujos de aprobación We-Keep Coordinador / Dirección 3 años
Copias obsoletas We-Keep (carpeta Historial) Coordinador 3 años

8.0 Vinculación con otros documentos