MPC-ADM-005 — Gestión de Inventarios de Producto Terminado y Auditoría Física
1.0 Objetivo
Establecer las directrices para llevar a cabo la
gestión, control y auditoría física de los inventarios de producto terminado (PT), asegurando la exactitud entre el inventario físico y el inventario registrado en el sistema, manteniendo la trazabilidad, integridad y disponibilidad del producto.
2.0 Alcance
Aplica a todas las operaciones del
Almacén de Producto Terminado (PT), así como a las áreas de
Administración, Logística, Producción y Control de Calidad, desde el registro de movimientos hasta la auditoría y conciliación mensual de existencias.
3.0 Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Jefe de Almacén PT | Supervisar la actualización de inventarios y coordinación de auditorías. |
| Auxiliar de Almacén PT | Registrar movimientos diarios en SIÓN 2.0 y verificar conteos parciales. |
| Departamento de Administración | Consolidar reportes de inventario, validar diferencias y generar acciones correctivas. |
| Control de Calidad | Verificar condiciones de almacenamiento y caducidades. |
| Comité SGC | Revisar resultados e indicadores en las reuniones trimestrales. |
4.0 Políticas
Control digital:
- Todos los movimientos (entradas, salidas, devoluciones y traspasos) se registran en SIÓN 2.0 → Módulo Inventarios PT.
- Las evidencias fotográficas se almacenan en We-Keep → Carpeta “Inventarios PT”.
Exactitud del sistema:
- El inventario físico y el inventario en sistema deben coincidir al 98 % o más.
- Toda diferencia detectada se documenta mediante Formato MPC-ADM-FOR-005-A (Reporte de Diferencias).
Frecuencia de conteos:
- Conteo diario: productos de alta rotación.
- Conteo semanal: categorías medianas.
- Inventario general: el último viernes de cada mes.
Auditoría física:
- Debe realizarse al menos una vez por mes por personal distinto al que maneja el almacén.
- Los resultados se registran en We-Keep y se firman electrónicamente.
Mermas y deterioros:
- Se documentan con evidencia fotográfica y se reportan a Dirección Comercial.
- Los productos no aptos se envían a disposición final con autorización de Control de Calidad.
Respaldo y seguridad:
- Se genera un reporte automático diario de inventarios en ERP con copia a Administración.
- Los registros se respaldan automáticamente en servidores Nervión.
5.0 Procedimiento
| Etapa | Descripción | Responsable | Herramienta / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Registro de movimientos | Se registran entradas, salidas y devoluciones de PT en SIÓN. | Auxiliar PT | SIÓN |
| 2. Validación diaria de existencias | Se revisan movimientos del día y se verifica coincidencia con el sistema. | Jefe PT | SIÓN / We-Keep |
| 3. Conteo semanal | Se selecciona familia de productos y se realiza conteo parcial. | Auxiliar PT / Administración | SIÓN / We-Keep |
| 4. Auditoría física mensual | Se realiza conteo general por equipo ajeno al almacén. | Administración / Comité SGC | We-Keep |
| 5. Registro de diferencias | Se documentan discrepancias y causas detectadas. | Administración | Formato MPC-ADM-FOR-005-A |
| 6. Acciones correctivas | Se corrigen registros, se ajustan lotes o se da baja a productos dañados. | Administración / Jefe PT | SIÓN / We-Keep |
| 7. Emisión de reporte mensual | Se consolida el reporte con indicadores y firmas digitales. | Administración | SIÓN / We-Keep |
6.0 Indicadores de desempeño
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Exactitud de inventario físico vs sistema | (Inventario coincidente / Inventario total) × 100 | ≥ 98 % |
| Cumplimiento de conteos programados | Conteos realizados / Programados × 100 | 100 % |
| Tiempo de cierre de auditoría | Σ días desde conteo hasta reporte / n | ≤ 3 días |
| Diferencias no justificadas | Casos sin evidencia / Total casos × 100 | ≤ 2 % |
7.0 Registros y Controles Documentales
| Tipo de registro | Medio | Responsable | Tiempo de conservación |
|---|---|---|---|
| Registros de movimientos PT | SIÓN | Almacén PT | 3 años |
| Formatos de diferencias | We-Keep | Administración | 3 años |
| Reportes mensuales de inventario | We-Keep / SION | Administración | 3 años |
| Auditorías mensuales firmadas | We-Keep | Comité SGC | 5 años |
| Evidencias fotográficas | We-Keep | Almacén PT | 2 años |
8.0 Vinculación con otros documentos
- MPC-ADM-004: Control de Almacén de Producto Terminado
- MPC-ADM-006: Control Interno y Cumplimiento Administrativo
- MPC-PRO-LOG-001: Despacho y Transporte de Producto
- MPC-SGC-004: Gestión de Riesgos y Oportunidades
- MPC-SGC-005: Control de Información Documentada
