MPC-ADM-006 — Control Interno y Cumplimiento Administrativo

1.0 Objetivo

Establecer los lineamientos para implementar y mantener un sistema de control interno administrativo y financiero, que prevenga errores, fraudes o desviaciones operativas, y garantice el cumplimiento de las políticas internas, las normas legales y los principios éticos de Pinturas Nervión.

2.0 Alcance

Aplica a todas las áreas administrativas y operativas que manejen recursos financieros, inventarios, contratos, documentación o datos sensibles. Comprende los procesos de autorización, verificación, control, auditoría, registro y resguardo de la información.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Dirección General Aprobar políticas y revisar resultados del sistema de control interno.
Jefe de Administración Implementar controles, validar evidencias y coordinar auditorías.
Contabilidad Revisar registros contables, conciliaciones y reportes financieros.
Tesorería Custodiar fondos y evidenciar movimientos bancarios.
Todas las áreas Cumplir políticas y registrar evidencias digitales en We-Keep.
Comité SGC Evaluar riesgos y verificar cumplimiento en revisión por la Dirección.

4.0 Políticas

Segregación de funciones:

  • Ninguna persona debe ejecutar y autorizar el mismo proceso (por ejemplo, registrar y aprobar pagos).
  • Toda aprobación se documenta digitalmente en We-Keep.

Trazabilidad digital:

  • Todos los movimientos administrativos y financieros deben quedar registrados en SIÓN 2.0 / ERP Nervión, con respaldo en We-Keep.
  • Se prohíbe el uso de hojas de cálculo paralelas no controladas.

Auditorías internas:

  • Se realizan trimestralmente por Administración y se documentan en We-Keep.
  • Los hallazgos se clasifican como no conformidad, riesgo potencial o mejora.

Revisión documental:

  • Contratos, facturas y comprobantes deben tener evidencia digital vinculada a su folio de aprobación.
  • Ningún documento se considera vigente sin sello digital de autorización.

Gestión de riesgos:

  • Cada área mantiene su matriz de riesgos actualizada en We-Keep → Riesgos y Oportunidades.
  • Los riesgos críticos deben tener plan de mitigación aprobado por la Dirección.

Cumplimiento normativo:

  • Toda operación debe ajustarse a las normas fiscales, laborales y de seguridad aplicables (SAT, STPS, ISO, NOM).
  • Las evidencias se concentran en el Repositorio de Cumplimiento We-Keep.

Confidencialidad y acceso:

  • El acceso a información financiera y administrativa se gestiona por roles en SIÓN 2.0.
  • Los respaldos automáticos se ejecutan diariamente.


5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Identificación de riesgos Cada área actualiza su matriz de riesgos operativos. Jefes de Área / Admón We-Keep
2. Definición de controles Se establecen controles preventivos y detectivos. Jefe de Admón / Dirección We-Keep / SIÓN
3. Ejecución de operaciones Las operaciones se registran con evidencia digital. Todas las áreas SIÓN
4. Revisión documental Se valida integridad y autenticidad de documentos. Admón / Contabilidad We-Keep
5. Verificación periódica Auditoría trimestral interna de cumplimiento. Admón / Comité SGC We-Keep
6. Informe de hallazgos Se genera reporte con acciones correctivas y fechas. Admón We-Keep → SGC
7. Seguimiento y cierre Se valida cierre de acciones y actualización de riesgos. Comité SGC / Dirección We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Cumplimiento de controles implementados Controles activos / planificados × 100 ≥ 95 %
Acciones correctivas cerradas en tiempo Cierres en plazo / totales × 100 ≥ 90 %
Desviaciones detectadas por auditoría No conformidades / total procesos × 100 ≤ 3 %
Riesgos actualizados mensualmente Áreas con matriz vigente / totales × 100 100 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Matriz de riesgos por área We-Keep Jefes de Área / Admón Permanente
Reportes de auditoría trimestral We-Keep Admón / Comité SGC 5 años
Acciones correctivas cerradas We-Keep Admón / Dirección 3 años
Evidencias de autorización digital We-Keep / SIÓN Admón / TI 5 años
Manual de controles internos We-Keep Dirección Permanente

8.0 Vinculación con otros documentos