MPC-ADM-001 — Gestión Administrativa General y Control Documental

1.0 Objetivo

Establecer los lineamientos para garantizar una administración ordenada, transparente y trazable de la documentación institucional, contratos, oficios, facturas y correspondencia interna, asegurando su resguardo digital, control de versiones y disponibilidad dentro de los sistemas corporativos de Pinturas Nervión.

2.0 Alcance

Aplica a toda la documentación administrativa y corporativa generada por la Dirección General, Administración, Tesorería, Compras, Contabilidad, Recursos Humanos y demás áreas que emitan, reciban o archiven información oficial en cualquier formato físico o digital.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Jefe de Administración Supervisar la gestión documental y el cumplimiento del presente procedimiento.
Auxiliar Administrativo Registrar, escanear, archivar y controlar la documentación física y digital.
Directores y Jefes de Área Aprobar documentos oficiales de su área y verificar su actualización en We-Keep.
Comité SGC Revisar semestralmente la eficacia del control documental.

4.0 Políticas

Codificación y formato:

  • Todo documento oficial deberá incluir código, versión, fecha y responsable.
  • Los formatos internos se codifican bajo el estándar MPC-[Área]-[Tipo]-[Consecutivo].

Control digital:

  • La versión vigente se aloja en We-Keep → Módulo Documentos Vigentes.
  • Los documentos obsoletos se mueven automáticamente a la carpeta Históricos.

Resguardo físico:

  • Los originales firmados se almacenan en el Archivo Central Nervión bajo inventario.
  • Solo el área emisora puede solicitar la extracción de originales mediante formato digital.

Aprobación y emisión:

  • Toda emisión debe incluir revisión y aprobación electrónica en We-Keep.
  • Ningún documento podrá circular sin sello digital de aprobación.
  • Confidencialidad:
  • La información administrativa, financiera y contractual es confidencial.
  • El acceso se otorga por roles definidos en SIÓN 2.0.

Tiempo de conservación:

  • Mínimo 5 años para documentos contables y fiscales, salvo disposición legal mayor.

5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Generación del documento Se elabora el documento o formato conforme al proceso correspondiente. Jefe / Área Emisora Plantilla We-Keep
2. Revisión y aprobación Se revisa contenido y se aprueba digitalmente. Jefe de Área / Dirección We-Keep
3. Codificación y publicación Se asigna código, versión y se publica en carpeta vigente. Administración We-Keep / SIÓN
4. Resguardo físico Se archiva original firmado y se etiqueta con código QR interno. Auxiliar Administrativo Archivo Central
5. Consulta y uso Personal autorizado accede mediante buscador de SIÓN 2.0. Todo el personal SIÓN / We-Keep
6. Revisión periódica Cada área valida vigencia y aplica actualización si procede. Jefe de Área / Comité SGC We-Keep
7. Depuración de históricos Documentos obsoletos se trasladan al repositorio histórico. Administración We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Cumplimiento de control documental Docs vigentes / Docs registrados × 100 ≥ 98 %
Tiempo promedio de aprobación Σ días desde creación hasta publicación / n ≤ 3 días
Documentos obsoletos eliminados Docs depurados / Docs históricos × 100 ≥ 95 %
Consultas atendidas sin error Solicitudes correctas / Totales × 100 100 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Listado maestro de documentos We-Keep Jefe Administración Permanente
Formatos aprobados We-Keep / SIÓN Administración 5 años
Archivo físico de originales Físico / QR interno Archivo Central 5 años
Reportes de actualización We-Keep Comité SGC 2 años

8.0 Vinculación con otros documentos