MPC-ADM-002 — Gestión de Crédito y Cobranza

1.0 Objetivo

Garantizar que el proceso de evaluación, otorgamiento, control y recuperación de créditos a clientes se realice con criterios objetivos, trazables y alineados a la política financiera de Pinturas Nervión, manteniendo una cartera sana y un flujo de efectivo estable.

2.0 Alcance

Aplica a todos los clientes nacionales que soliciten crédito directo con Pinturas Nervión, desde la recepción de la solicitud hasta la liquidación total o cierre del crédito, e involucra a las áreas de Administración, Contabilidad, Ventas y Dirección Comercial.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Jefe de Administración Supervisa la gestión integral de crédito y cobranza.
Analista Administrativo Evalúa solicitudes, revisa historial y actualiza estatus en SIÓN.
Dirección Comercial Autoriza límites de crédito y condiciones especiales.
Contabilidad Registra notas de crédito, abonos y conciliaciones.
Ventas / Tiendas Informa vencimientos y coordina seguimiento con clientes.

4.0 Políticas

Autorización de crédito:

  • Requiere formato de solicitud de crédito (We-Keep) firmado por el cliente y copia de documentos fiscales.
  • El análisis de riesgo se realiza en SIÓN 2.0 → Módulo Créditos con puntaje automático.
  • Toda línea nueva o incremento debe ser aprobada por Dirección Comercial.

Límites y plazos:

  • Los plazos estándar son de 30 días naturales salvo autorización distinta.
  • El límite se define según ventas promedio y antecedentes de pago.

Cobranza:

  • Se monitorea diariamente en SIÓN 2.0 → Dashboard Cobranza.
  • Notificaciones automáticas se envían 5, 2 y 1 día antes del vencimiento.
  • Cobros mayores a $50,000 MXN deben confirmarse con Comprobante Bancario Digital (We-Keep).

Notas de crédito y ajustes:

  • Se emiten solo con evidencia y autorización del Jefe de Administración.
  • Todo ajuste debe registrarse en ERP Nervión → Módulo Cuentas por Cobrar.

Reportes y seguimiento:

  • La cartera vencida se analiza semanalmente.
  • Clientes con más de 60 días de vencimiento se escalan a Dirección General.
  • Confidencialidad:

La información financiera de clientes es confidencial y de acceso restringido.

5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Recepción de solicitud Cliente entrega formato con documentación. Ventas / Administración We-Keep
2. Evaluación crediticia Se analizan antecedentes, puntaje y referencias. Analista Admvo SIÓN
3. Autorización o rechazo Dirección Comercial aprueba condiciones. Dirección Comercial SIÓN / We-Keep
4. Registro en ERP Se da de alta la cuenta en cartera y límite autorizado. Contabilidad SION
5. Emisión y seguimiento de facturas Se generan facturas con fecha de vencimiento. Contabilidad / Ventas SIÓN
6. Recordatorios y cobranza preventiva Se envían avisos automáticos a clientes. Administración SIÓN / We-Keep
7. Recepción de pagos Cliente liquida y se valida con comprobante. Tesorería / Contabilidad SION / We-Keep
8. Conciliación de pagos Se verifica correspondencia entre facturas y abonos. Contabilidad SION
9. Cierre o reactivación Si la cuenta se liquida, se cierra el crédito; si hay reincidencia, se reevalúa. Administración SION / We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Índice de cartera vencida Saldo vencido / Total cartera × 100 ≤ 5 %
Tiempo promedio de cobranza Σ días desde factura hasta pago / n ≤ 35 días
Cumplimiento de recordatorios Avisos enviados / Facturas × 100 100 %
Créditos autorizados en tiempo Solicitudes ≤ 48 h / Totales × 100 ≥ 95 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Solicitudes de crédito firmadas We-Keep Administración 5 años
Autorizaciones de crédito SIÓN / We-Keep Dirección Comercial 5 años
Estados de cuenta mensuales SION / We-Keep Contabilidad 5 años
Reportes de cartera vencida SION / We-Keep Administración 3 años
Comprobantes de pago We-Keep Tesorería 5 años

8.0 Vinculación con otros documentos