MPC-ADM-003 — Control de Tesorería y Flujo de Efectivo

1.0 Objetivo

Establecer los lineamientos para el registro, control y conciliación del flujo de efectivo, garantizando la disponibilidad oportuna de recursos financieros y la integridad de los movimientos de caja y bancos.

2.0 Alcance

Aplica a todas las operaciones de tesorería de Pinturas Nervión: ingresos, egresos, transferencias, pagos a proveedores, nómina y conciliaciones bancarias. Involucra al área administrativa, contable y a la dirección financiera.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Encargado de Tesorería Controlar ingresos, egresos y conciliaciones bancarias.
Auxiliar Administrativo Registrar movimientos en SIÓN 2.0 y conservar comprobantes.
Contabilidad Validar asientos contables y conciliaciones.
Dirección General / Administración Autorizar pagos mayores y supervisar reportes de flujo.

4.0 Políticas

Centralización:

  • Todos los movimientos financieros deben registrarse en SION → Módulo Tesorería y reflejarse en tiempo real.
  • Queda prohibido el manejo de fondos fuera del sistema.

Autorizaciones:

  • Pagos > $20 000 MXN requieren aprobación digital de la Dirección General mediante We-Keep → Flujo de Pagos.
  • Se anexará factura, orden de compra y comprobante bancario.

Conciliaciones:

  • Se efectúan diariamente para cuentas operativas y semanalmente para cuentas de inversión.
  • Las diferencias deben resolverse en ≤ 48 h.

Comprobación de egresos:

  • Todo egreso debe acompañarse de su evidencia digital (XML + PDF + ticket bancario).
  • La documentación se almacena en We-Keep → Tesorería / Pagos Autorizados.

Resguardo y confidencialidad:

  • Solo Tesorería y Dirección tienen acceso a las cuentas bancarias.
  • Se mantienen respaldos automáticos diarios en el SION.

5.0 Procedimiento

Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Registro de ingresos Se ingresan cobros, depósitos y transferencias recibidas. Auxiliar / Tesorería SIÓN
2. Programación de pagos Se generan órdenes de pago con fecha y responsable. Tesorería We-Keep / SION
3. Autorización de pagos Se aprueban digitalmente por la Dirección. Dirección We-Keep
4. Ejecución y comprobación Se realiza la transferencia o emisión de cheque. Tesorería SION / We-Keep
5. Conciliación bancaria diaria Se comparan saldos contables vs. bancarios. Contabilidad / Tesorería SION / We-Keep
6. Reporte semanal de flujo Se genera reporte de entradas, salidas y saldo disponible. Tesorería We-Keep
7. Archivo y cierre mensual Se consolidan los reportes y se validan en Comité SGC. Administración SION / We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Conciliaciones sin diferencias Días sin diferencias / Total días × 100 ≥ 98 %
Tiempo de autorización de pagos Σ días desde solicitud hasta autorización / n ≤ 2 días
Cumplimiento de respaldo documental Movimientos con evidencia / Total movimientos × 100 100 %
Reporte semanal emitido a tiempo Reportes a tiempo / Total reportes × 100 ≥ 95 %

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Órdenes de pago y autorizaciones We-Keep Tesorería 5 años
Comprobantes bancarios SION / We-Keep Tesorería / Contabilidad 5 años
Conciliaciones bancarias SION Contabilidad 5 años
Reportes de flujo semanal y mensual We-Keep Tesorería 3 años
Bitácora de respaldo SION SION TI / Tesorería Permanente

8.0 Vinculación con otros documentos