MPC-ADM-008 — Gestión de Contratos, Arrendamientos y Seguros

1.0 Objetivo

Establecer los lineamientos para la creación, revisión, control, renovación y archivo de todos los contratos, arrendamientos y seguros de Pinturas Nervión, asegurando su trazabilidad, cumplimiento de obligaciones y resguardo digital conforme a los requisitos legales y corporativos.

2.0 Alcance

Aplica a todos los contratos comerciales, de arrendamiento, prestación de servicios, confidencialidad, licencias, pólizas de seguro y convenios que involucren compromisos legales o financieros de la empresa.
Involucra a las áreas de Administración, Contabilidad, Dirección General, Jurídico y Finanzas.

3.0 Responsabilidades

Cargo Responsabilidad Principal
Jefe de Administración Coordinar el control documental y vigencia de contratos y pólizas.
Dirección General Aprobar contratos mayores y firmar los de carácter estratégico.
Jurídico (externo o interno) Revisar cláusulas y verificar cumplimiento legal.
Contabilidad Registrar compromisos financieros y pagos relacionados.
Tesorería Gestionar primas, rentas o pagos periódicos de seguros y arrendamientos.
Comité SGC Revisar cumplimiento y vigencia en la Revisión por la Dirección.

4.0 Políticas


Elaboración y revisión:

  • Todo contrato debe elaborarse con base en formato tipo aprobado por Jurídico y Dirección General.
  • Se debe revisar y firmar electrónicamente en We-Keep → Carpeta “Contratos Vigentes”.

Aprobación:

  • Los contratos con monto superior a $100,000 MXN o duración mayor a 12 meses requieren aprobación expresa de la Dirección General.

Control y codificación:

  • Cada documento se identifica con código único: CTR-AAAA-NNN (año y consecutivo).
  • Los contratos vigentes se almacenan en We-Keep; los expirados pasan a la carpeta Históricos.

Seguimiento de vencimientos:

  • El sistema SIÓN 2.0 → Módulo Contratos y Seguros genera alertas automáticas 60, 30 y 15 días antes del vencimiento.
  • Los responsables deben confirmar la renovación o cancelación.

Gestión de pólizas y seguros:

  • Toda póliza de activos, flotilla, responsabilidad civil o inmuebles debe estar registrada en We-Keep con: aseguradora, vigencia y responsable.
  • Los siniestros deben reportarse dentro de las 24 horas siguientes al evento.

Arrendamientos:

  • Los contratos de renta deben incluir anexo con inventario del bien arrendado y condiciones de entrega.
  • Los pagos se realizan exclusivamente vía transferencia y con evidencia digital en ERP Nervión.

Confidencialidad y resguardo:

  • Solo el área de Administración y Dirección tienen acceso a contratos digitales vigentes.
  • Todos los contratos deben conservarse mínimo 5 años después de su vencimiento.


5.0 Procedimiento


Etapa Descripción Responsable Herramienta / Registro
1. Solicitud de contrato o póliza El área solicitante llena formato con descripción del acuerdo. Área solicitante We-Keep
2. Elaboración y revisión legal Se genera borrador, revisado por Jurídico o asesor externo. Administración / Jurídico We-Keep
3. Aprobación y firma digital Se aprueba por Dirección General y se firma electrónicamente. Dirección We-Keep
4. Registro y codificación Se asigna código CTR-AAAA-NNN y se carga a carpeta vigente. Administración We-Keep / SIÓN
5. Control y seguimiento Se monitorean fechas de vencimiento y cumplimiento de cláusulas. Administración We-Keep / SIÓN
6. Renovación o cancelación Se gestiona renovación o baja según evaluación. Administración / Dirección We-Keep
7. Archivo histórico Contratos vencidos se mueven al repositorio histórico. Administración We-Keep

6.0 Indicadores de desempeño

Indicador Formula Meta
Contratos vigentes con revisión legal Revisados / Totales × 100 100 %
Cumplimiento de renovaciones en tiempo Renovados antes del vencimiento / Totales × 100 ≥ 95 %
Alertas de vencimiento atendidas Alertas cerradas / Totales × 100 100 %
Tiempo de registro de contrato nuevo Σ días desde firma hasta alta / n ≤ 3 días

7.0 Registros y Controles Documentales

Tipo de registro Medio Responsable Tiempo de conservación
Contratos vigentes We-Keep Administración / Jurídico Vigencia + 5 años
Pólizas de seguros We-Keep / SIÓN Administración Vigencia + 5 años
Arrendamientos We-Keep Administración / Dirección Vigencia + 5 años
Alertas y renovaciones SIÓN Administración 3 años
Reportes de auditoría We-Keep Comité SGC 5 años

8.0 Vinculación con otros documentos