MPC-ADM-007 — Gestión de Activos Fijos y Bienes Patrimoniales
1.0 Objetivo
Establecer los lineamientos para el
registro, control, mantenimiento, traslado, depreciación y baja de los activos fijos de Pinturas Nervión, garantizando su trazabilidad, custodia y correcta valoración contable.
2.0 Alcance
Aplica a todos los
bienes patrimoniales de la empresa, incluyendo maquinaria, equipos de cómputo, mobiliario, vehículos, infraestructura y software con licencia. Involucra a las áreas de
Administración, Contabilidad, Mantenimiento, Sistemas y Dirección General.
3.0 Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad Principal |
|---|---|
| Jefe de Administración | Supervisar el registro, control y actualización del inventario patrimonial. |
| Contabilidad | Registrar la depreciación contable y conciliar activos en el ERP. |
| Mantenimiento | Dar seguimiento al estado físico y programar mantenimiento preventivo. |
| Sistemas (TI) | Controlar licencias, equipos de cómputo y respaldos. |
| Dirección General | Autorizar adquisiciones, traslados o bajas de activos fijos. |
4.0 Políticas
Registro inicial:
- Todo activo adquirido se registra en ERP Nervión → Módulo Activos Fijos, dentro de las 48 h posteriores a su recepción.
- Se genera una etiqueta de código QR con número de activo, fecha y responsable.
Clasificación:
- Los activos se agrupan por categoría: Maquinaria, Transporte, Oficina, Computación, Infraestructura o Software.
- Cada categoría tiene una vida útil y porcentaje de depreciación definidos por Contabilidad.
Trazabilidad digital:
- Todos los movimientos (altas, traslados, mantenimiento o bajas) se registran en SIÓN 2.0, con evidencia fotográfica y formato digital en We-Keep → Carpeta Activos Fijos.
Responsabilidad física:
- Cada activo debe tener un custodio asignado (nombre y firma digital en We-Keep).
- Los custodios son responsables del uso, resguardo y mantenimiento básico.
Mantenimiento preventivo:
- Se calendariza trimestralmente en SIÓN 2.0 → Módulo Mantenimiento de Activos.
- Las bitácoras se cargan en We-Keep como evidencia de cumplimiento.
Bajas o reemplazos:
- Cualquier baja requiere autorización de la Dirección General y reporte fotográfico.
- Las bajas contables se realizan únicamente con la validación del área de Contabilidad.
Auditoría y conciliación:
- Se realiza una auditoría física anual de activos, cotejando existencia, estado y ubicación.
- Las diferencias se documentan en el formato MPC-ADM-FOR-007-A y se reportan al Comité SGC.
5.0 Procedimiento
| Etapa | Descripción | Responsable | Herramienta / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Registro de adquisición | Alta del activo con factura y evidencia. | Administración / Contabilidad | SIÓN / We-Keep |
| 2. Etiquetado físico y digital | Generación de QR y colocación visible. | Administración | SIÓN / Impresora térmica |
| 3. Asignación de custodio | Se define responsable del uso y resguardo. | Administración / Área usuaria | We-Keep |
| 4. Control y seguimiento | Monitoreo del uso, ubicación y mantenimiento. | Administración / Mantenimiento | SIÓN / We-Keep |
| 5. Mantenimiento preventivo | Se ejecuta según plan trimestral y se registra evidencia. | Mantenimiento | SIÓN / We-Keep |
| 6. Auditoría y conciliación | Se verifica físicamente la existencia y estado. | Administración / Contabilidad | SIÓN / We-Keep |
| 7. Baja o sustitución | Se gestiona con reporte y autorización formal. | Dirección / Contabilidad | SIÓN / We-Keep |
6.0 Indicadores de desempeño
| Indicador | Formula | Meta |
|---|---|---|
| Activos con registro completo | Activos con QR y evidencia / Total activos × 100 | 100 % |
| Cumplimiento de mantenimiento preventivo | Mantenimientos realizados / Programados × 100 | ≥ 95 % |
| Exactitud de auditoría física | Activos verificados / Total registrados × 100 | ≥ 98 % |
| Tiempo promedio de registro de activo nuevo | Σ días desde adquisición hasta alta / n | ≤ 2 días |
7.0 Registros y Controles Documentales
| Tipo de registro | Medio | Responsable | Tiempo de conservación |
|---|---|---|---|
| Registro maestro de activos | SIÓN | Contabilidad | Permanente |
| Bitácoras de mantenimiento | SIÓN / We-Keep | Mantenimiento | 5 años |
| Formatos de auditoría y diferencias | We-Keep | Administración | 5 años |
| Reportes de bajas | SIÓN / We-Keep | Dirección / Contabilidad | 5 años |
| Evidencias fotográficas y QR | SIÓN / We-Keep | Administración | Permanente |
8.0 Vinculación con otros documentos
- MPC-ADM-001: Gestión Administrativa General y Control Documental
- MPC-ADM-003: Control de Tesorería y Flujo de Efectivo
- MPC-ADM-006: Control Interno y Cumplimiento Administrativo
- MPC-MNT-001: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos
- MPC-SGC-004: Gestión de Riesgos y Oportunidades
